Bedienung

Erster Start

Beim ersten Aufruf der App wird die Datenschutzerklärung angezeigt. Diese sollte sorgfältig gelesen und muss vor Verwendung bestätigt werden. Anschließend kann die App verwendet werden.

Verwaltung von Dokumenten

Arbeitsordner

Für die Verwendung der App müssen Arbeitsordner definiert werden.

Jeder Arbeitsordner ist ein Pfad zu einem Ordner im Android Dateisystem, in dem die Dokumente über die App abgelegt werden.

Die Arbeitsordner werden beim Start der App angezeigt und dienen zur logischen Sortierung der Dokumente und Automatisierung der Verarbeitung.

Es gibt folgende Arbeitsordner:

Vorlagen: Im Ordner „Vorlagen“ können wiederkehrende Dokumente abgelegt werden. Werden solche Dokumente geöffnet und bearbeitet, bleibt die Originaldatei unverändert und eine neue Datei mit den Änderungen wird im Ordner „Dokumente“ gespeichert.
Dokumente: Der Ordner „Dokumente“ enthält Dokumente, die aus dem Ordner “Vorlagen” heraus bearbeitet wurden. Außerdem dient der Ordner dazu, Dokumente in der Anwendung abzulegen, die nicht immer wieder bearbeitet werden müssen. Auch importierte Dokumente werden hier abgelegt. Dokumente, die von hier aus geöffnet werden, werden beim Speichern überschrieben.
Archiv: Im Ordner „Archiv“ werden alle Dokumente abgelegt, die über die Funktion “Archivieren” archiviert wurden.

Die Definition der Arbeitsordner erfolgt über die Einstellungen. Beim ersten Start der App wird ein entsprechender Hinweis angezeigt. Eine Änderung der Ordner ist auch zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit möglich.

Die beschriebene Logik der Arbeitsordner „Vorlagen“ und „Dokumente“ wird nur angewendet, wenn sich Dokumente im jeweiligen Ordner befinden. Werden Dokumente aus anderen Ordnern geöffnet, greift diese Logik nicht.

Sonstige Ordner

Unabhängig von der Definition der Arbeitsordner können Dokumente auch aus beliebigen anderen Ordnern, z. B. auf dem Gerät oder in einem Cloudspeicher wie Google Drive, ausgewählt und geöffnet werden.

Um einen anderen Ordner auszuwählen, muss über die Startseite der App zunächst ein Arbeitsordner ausgewählt werden. Es wird der Pfad zum konfigurierten Ordner geöffnet. Über die Navigation im geöffneten Dateibrowser können jedoch auch andere Speicherorte ausgewählt werden.

Werden Dateien aus anderen Ordnern bearbeitet, werden die Änderungen in der Regel immer im Ursprungsordner überschrieben – unabhängig vom ausgewählten Arbeitsordner. Aufgrund immer strengerer Richtlinien ist es der App jedoch ggf. nicht immer möglich, Dateien in fremden Ordnern automatisch zu überschreiben, zu löschen oder umzubenennen.

Bearbeitung von Dokumenten

Wenn ein Dokument zur Bearbeitung geöffnet wird, wird es in der Dokumentenanzeige (Viewer) dargestellt. Der Viewer ermöglich es, durch das Dokument zu navigieren, Formularfelder auszufüllen, das Dokument zu bearbeiten, zu teilen und Unterschriften zu erfassen.

Formularfelder

PDF-Formulare können innerhalb des Viewers ausgefüllt werden. Es werden die gängigen Feldtypen für Texteingaben, Checkboxen, Mehrfachauswahl und Dropdown-Felder unterstützt. Die Formularfeldeingaben werden beim Speichern oder mit der ersten Signatur im Dokument gespeichert.

Unterschriftenerfassung

Die Unterschriftenerfassung kann durch Antippen eines Signaturfeldes oder durch die Funktion “Signieren” gestartet werden.

Wird ein einzelnes Signaturfeld angetippt, startet die Signaturerfassung für das ausgewählte Signaturfeld. Wird die Funktion “Signieren” verwendet, können alle leeren Signaturfelder des Dokuments nacheinander unterschrieben werden, ohne dass jedes Feld einzeln angewählt werden muss.

Sobald die Unterschriftenerfassung gestartet wurde, öffnet sich ein Dialog zur Erfassung und Echtzeitanzeige der Unterschrift. Die Unterschrift kann über die Stift- oder Touch-Eingabe des Smartphones oder Tablets erfolgen. Über die Symbole kann die Unterschriftenerfassung abgebrochen, wiederholt oder bestätigt werden. Nach Bestätigung der Eingabe wird die Unterschrift in das Dokument übernommen und dort angezeigt.

Wird zum ersten Mal ein Signaturvorgang gestartet, muss zunächst ein Zertifikat erstellt werden, welches für die digitale Signatur verwendet wird. Der Name des Zertifikats ist später im Dokument sichtbar. Alternativ kann in den Einstellungen ein Zertifikat importiert werden.

Werkzeugleiste

Die Symbolleiste unterhalb des geöffneten Dokuments zeigt alle Funktionen, die für die Bearbeitung des Dokuments zur Verfügung stehen. Die Verfügbarkeit der Funktionen hängt unter anderem von den Einstellungen der App und davon ab, ob das Dokument bereits signiert ist oder nicht. In der Regel sollten folgende Werkzeuge sichtbar sein:

Funktion	Beschreibung
Signieren	Mit dieser Schaltfläche kann der Signaturvorgang gestartet oder ein neues Signaturfeld erstellt werden. Es erscheint eine Auswahlmöglichkeit: Unterschriftenerfassen starten: Startet den Signaturvorgang, so dass alle vorhandenen Signaturfelder nacheinander signiert werden können. Signaturfeld hinzufügen: Wenn ein neues Signaturfeld hinzugefügt wird, erscheint ein Rahmen in der Mitte der Anzeige. Der Rahmen kann auf dem Dokument verschoben und in der Größe verändert werden. Mit dem Häkchen-Symbol wird die Position bestätigt. Mit dem 'X'-Symbol wird das Hinzufügen abgebrochen. Wenn das Dokument noch keine Signaturfelder enthält, wird ohne Auswahlmöglichkeit direkt ein neues Signaturfeld erstellt.
Notizen	Mit dieser Schaltfläche kann das Erfassen von handschriftlichen Notizen gestartet werden. Nach Auswahl des Werkzeugs ändert sich die obere und untere Werkzeugleiste. Rückgängig: Über die Pfeilsymbole können die Änderungen vor- und zurückgesprungen werden. Marker: Aktiviert den Textmarker, um Text im Dokument zu markieren. Linienstil: Der Stift bzw. Marker hat eine definierbare Farbe, Stärke und Deckkraft. Notizen bestätigen: Über das Bestätigen-Symbol oben rechts in der Leiste über dem Dokument können die erfassten Notizen bestätigt werden. Notizen abbrechen: Über das Abbrechen-Symbol oben links in der Leiste über dem Dokument können die erfassten Notizen abgebrochen und verworfen werden. Bereits bestätigte Notizen können nicht mehr entfernt werden.
Bilder	Mit dieser Schaltfläche können Bilder in das Dokument hinzufügt werden. Die Bilder können frei im Dokument platziert oder als neue Seiten am Ende des Dokuments hinzugefügt werden. Es erscheint eine Auswahlmöglichkeit: Kamerabild frei platzieren: Startet die Kamera, um ein Bild zu erfassen, welches anschließend frei im Dokument platziert werden kann. Kamerabild auf neuer Seite: Startet die Kamera, um ein Bild zu erfassen, welches anschließend als neue Seite am Ende des Dokuments hinzugefügt wird. Galeriebild frei platzieren: Öffnet die Galerie, um ein Bild auszuwählen, welches anschließend frei im Dokument platziert werden kann. Galeriebild auf neuer Seite: Öffnet die Galerie, um ein oder mehrere Bilder auszuwählen, welche anschließend als neue Seiten am Ende des Dokuments hinzugefügt werden. Es werden immer max. 2 Bilder pro Seite hinzugefügt. Diese Funktion kann über die Einstellungen beeinflusst werden, um Bilder nur noch über Kamera oder Galerie hinzuzufügen.
Teilen	Mit dieser Schaltfläche kann das Dokument an eine andere App weitergeleitet werden. Bei Auswahl erscheint der Android-typische Auswahldialog zum Teilen, der kompatible Geräte und Apps anzeigt, z.B. eine E-Mail-App.
Archivieren	Mit dieser Schaltfläche kann das Dokument archiviert werden. Bei der Archivierung wird das Dokument im App-Ordner “Archiv” gespeichert. Sofern das Originaldokument aus dem App-Ordner “Dokumente” stammt, wird es dort gelöscht.