signoSign/Universal-Einstellungen

signoSign/2 bietet eine Integration der webbasierten Lösung signoSign/Universal. Diese Anbindung ermöglicht es, Dokumente direkt aus signoSign/2 heraus mit externen Personen zur Unterzeichnung zu teilen. Für komplexere Prozesse können auch die Workflows von signoSign/Universal genutzt werden, um ein oder mehrere Dokumente an eine oder mehrere Personen zu teilen - gleichzeitig oder in einer bestimmten Reihenfolge.

Weitere Informationen finden Sie auf der Produktseite unter https://www.signosign-universal.signotec.com/ .

Die Nutzung von signoSign/Universal setzt eine zusätzliche Lizenz voraus. Diese ist explizit kein Bestandteil der Software signoSign/2.

Über die Webportal von signoSign/Universal können weitere Einstellungen, wie z. B. Farbe und Logo definiert werden.

Allgemeine Einstellungen

In den allgemeinen Einstellungen können folgende Konfigurationen vorgenommen werden:

Option	Beschreibung
signoSign/Universal verwenden	Konfiguriert, ob die Anbindung an signoSign/Universal genutzt werden soll. Nach Aktivierung stehen zusätzliche Funktion über das Ribbon “signoSign/Universal” zur Verfügung. Die Funktionen können über die Einstellungen zur Benutzeroberfläche einzeln ein- bzw. ausgeblendet oder umbenannt werden. Über die Dokumententypen können Sie viele weitere Einstellungen zu signoSign/Universal vornehmen, z. B. eine Veränderung der Dateinamen beim Upload oder eine Vorkonfiguration der E-Mailtexte. Es ist zu beachten, dass die Kombination von signoSign/2 und signoSign/Universal bestimmte Konstellationen von Versionsnummern voraussetzt. Eine neue signoSign/2 Version ist nicht zwangsläufig kompatibel mit alten signoSign/Universal Versionen. Es wird dringend empfohlen, bei Updates immer beide Produkte auf Aktualität zu prüfen. Standard: Aktiviert
URL des signoSign/Universal Servers	Legt fest, unter welcher URL der signoSign/Universal Server erreichbar ist. Im Standard ist das Cloudsystem von signotec hinterlegt. Alternativ können aber auch andere Serverinstanzen - auch On-Premises - konfiguriert werden. Standard: https://universal.signosign.com/signoSignUniversal/
Anmeldename und Kennwort	Konfiguriert den Benutzernamen und das Passwort zur Anmeldung in signoSign/Universal. Werden keine Anmeldedaten hinterlegt, wird der Benutzer bei der ersten Verwendung aufgefordert, gültige Anmeldedaten zu hinterlegen und diese optional zu speichern. Standard: leer
Anmeldedaten benutzerspezifisch speichern AB VERSION 11.11.0	Legt fest, ob Anmeldename und Kennwort benutzerspezifisch gespeichert werden sollen. Aktiviert: Anmeldename und Kennwort werden benutzerspezifisch gespeichert, so dass jeder Benutzer seine eigenen Anmeldedaten verwenden kann. Deaktiviert: Anmeldename und Kennwort werden global gespeichert, so dass alle Benutzer die gleichen Anmeldedaten verwenden. Es ist vorab sicherzustellen, dass die jeweilige signoSign/Universal-Lizenz das Teilen der Benutzerdaten erlaubt, da dies sonst zur Sperrung des Accounts führen kann.
Verbindung testen AB VERSION 11.12.0	Über die Schaltfläche “Verbindung testen” können die hinterlegten Benutzerdaten auf ihre Gültigkeit überprüft werden.

Erlaubte Authentifizierungsmethoden

AB VERSION 11.12.0

Im Bereich “Erlaubte Authentifizierungsmethoden beim Teilen von Dokumenten“ können die erlaubten Methoden festgelegt werden, mit denen sich ein Empfänger authentifizieren muss, bevor er ein geteiltes Dokument signieren kann. Es muss mindestens eine Methode aktiviert werden.

In den Einstellungen des Dokumententyps können abweichende Regelungen hinterlegt werden.

Es muss mindestens eine Authentifizierungsmethode aktiv sein. Zu beachten ist, dass bei der Auswahl auch die Einstellungen des signoSign/Universal Benutzerkontos berücksichtigt werden. Sind z. B. alle Authentifizierungsmethoden außer “TAN (SMS)” in signoSign/2 deaktiviert und der Benutzer hat keine erweiterte signoSign/Universal Lizenz für die Nutzung von SMS, so ist das Teilen von Dokumenten nicht möglich.

Option	Beschreibung
Ohne Authentifizierung	Für den Zugriff auf das Dokument ist keine Authentifizierung erforderlich. Standard: Aktiviert
Passwort	Für den Zugriff auf das Dokument ist die Eingabe eines Passworts erforderlich. Standard: Aktiviert
Vordefiniertes Passwort	Mit der Option “Vordefiniertes Passwort” wird dem Benutzer beim Teilen des Dokuments ein vordefiniertes Passwort angezeigt. Das Passwort kann manuell eingegeben werden. Zusätzlich stehen über das “+”-Symbol neben dem Textfeld Variablen und Platzhalter zur Verfügung. Das vordefinierte Passwort kann vom Benutzer vor dem Teilen des Dokuments geändert werden. Wenn ein Workflow mit mehreren Dokumenten erstellt wird, die vordefinierte Passwörter enthalten, wird das vordefinierte Passwort des ersten Dokuments verwendet. Standard: Leer
TAN (SMS)	Für den Zugriff auf das Dokument ist die Eingabe einer TAN erforderlich, die per SMS versendet wird. Die erforderliche Mobilfunknummer muss vom Benutzer beim Teilen des Dokuments eingegeben werden. Für die Verwendung von SMS ist eine erweiterte signoSign/Universal Lizenz erforderlich. Wenn keine erweiterte Lizenz vorhanden ist, wird diese Einstellung ignoriert. Standard: Aktiviert
TAN (E-Mail	Für den Zugriff auf das Dokument ist die Eingabe einer TAN erforderlich, die per E-Mail versendet wird. Die erforderliche E-Mail-Adresse muss vom Benutzer beim Teilen des Dokuments eingegeben werden. Standard: Aktiviert

Erlaubte Signiermethoden

AB VERSION 11.12.0

Im Bereich “Erlaubte Signiermethoden beim Teilen von Dokumenten“ können die erlaubten Methoden festgelegt werden, mit denen ein Empfänger das geteilte Dokument signieren darf. Es muss mindestens eine Methode aktiviert werden.

In den Einstellungen des Dokumententyps können abweichende Regelungen hinterlegt werden.

Es muss mindestens eine Signiermethode aktiv sein. Zu beachten ist, dass bei der Auswahl auch die Einstellungen des signoSign/Universal Benutzerkontos berücksichtigt werden. Ist z. B. “Maus” in den signoSign/Universal Einstellungen und “Toucheingabe” in signoSign/2 als Signiermethoden deaktiviert, so stehen beide Eingabemethoden nicht zur Verfügung. Dem Benutzer wird somit immer die kleinste Schnittmenge der verfügbaren Signiermethoden angeboten. Wenn es keine Schnittmenge gibt, ist das Teilen von Dokumenten nicht möglich.

Option	Beschreibung
Maus	Der Empfänger eines geteilten Dokuments darf die Maus als Eingabemittel für die Signatur verwenden. Standard: Aktiviert
Toucheingabe	Der Empfänger eines geteilten Dokuments darf die Toucheingabe als Eingabemittel für die Signatur verwenden. Standard: Aktiviert
Elektronischer Stift	Der Empfänger eines geteilten Dokuments darf einen elektronischen Stift (z.B. Apple Pencil) als Eingabemittel für die Signatur verwenden. Standard: Aktiviert
signotec Unterschriftenpad	Der Empfänger eines geteilten Dokuments darf ein signotec Unterschriftenpad als Eingabemittel für die Signatur verwenden. Standard: Aktiviert
sign-me	Der Empfänger eines geteilten Dokuments darf eine qualifizierte Signatur über sign-me erbringen. Für die Verwendung von sign-me ist eine erweiterte signoSign/Universal Lizenz erforderlich. Wenn keine erweiterte Lizenz vorhanden ist, wird diese Einstellung ignoriert. Standard: Aktiviert

Zusätzliche Optionen

Im Bereich “Zusätzliche Optionen” können weitere Einstellungen konfiguriert werden.

Option

Beschreibung

E-Mailversand

Legt fest, über welchen Weg die E-Mails beim Teilen eines Dokuments versendet werden.

signoSign/2: Die E-Mail werden über die in den E-Mail-Einstellungen von signoSign/2 konfigurierten Weg versendet.

signoSign/Universal: Die E-Mails werden über den signoSign/Universal Mailservice versendet.

Diese Einstellung betrifft das Teilen von Einzeldokumenten. Workflows werden technisch bedingt immer über signoSign/Universal versendet.

Standard: signoSign/2

Abgeschlossene Dokumente
AB VERSION 11.11.0

Legt fest, was mit abgeschlossenen geteilten Dokumenten geschehen soll.

Benachrichtigen: Die Software prüft regelmäßig, ob Dokumente abgeschlossen wurden und informiert per Push-Benachrichtigung in Windows. Zusätzlich wird ein roter Punkt in der Werkzeugleiste angezeigt.

Archivieren: Die Software prüft regelmäßig, ob Dokumente abgeschlossen wurden. Abgeschlossene Dokumente werden automatisch heruntergeladen und entsprechend den Einstellungen des Dokumententyps archiviert.

Nicht unternehmen: Die Software prüft nicht automatisch, ob Dokumente abgeschlossen wurden.

Standard: Nicht unternehmen