Dokumententypen
Über das Benutzersymbol in der Kopfzeile können über den Button “Dokumententypen” die Konfiguration für Dokumententypen geöffnet werden.
Definition
Dokumenttypen sind Konfigurationen, die es ermöglichen, Einstellungen für bestimmte Dokumente zu hinterlegen. Dazu gehören insbesondere die automatische Platzierung von Signaturfeldern sowie die zugehörigen erlaubten Signaturmethoden.
Es können beliebig viele Dokumententypen konfiguriert werden. Einmal hinterlegte Einstellungen gelten für alle Dokumente eines Typs und müssen nicht bei jedem Vorgang explizit angegeben werden. Dies erleichtert die Automatisierung von Prozessen und reduziert redundante Arbeitsschritte.
Konfiguration eines Dokumententyps
Über die Liste der Dokumententypen können können Dokumententypen hinzugefügt, gelöscht und sortiert werden.
Neuen Dokumententyp erstellen
Um einen neuen Dokumententyp zu erstellen, kann das “+”-Symbol oberhalb der Liste verwendet werden. Der Button erzeugt automatisch einen neuen Dokumententyp und wählt diesen aus. Dieser kann anschließend konfiguriert werden.
Ein neu hinzugefügter oder nicht gespeicherter Dokumententyp muss über die Schaltfläche “Speichern” gespeichert werden. Solange eine ungespeicherte Einstellung vorhanden ist, kann nicht zwischen den Dokumententypen gewechselt werden. Der aktuell aktive und ungespeicherte Dokumententyp ist in der Liste hervorgehoben.
Dokumententyp konfigurieren
Nach dem Hinzufügen oder Auswählen eines Dokumententyps, können dessen Einstellungen verändert werden. Alle Einstellungen werden im Folgenden beschrieben.
Allgemein
Die allgemeinen Einstellungen legen den Namen und die Identifizierung des Dokumententyps fest.
Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
Titel | Legt den Namen des Dokumententyps fest. Der Name ist rein für administrative Zwecke und wird z.B. in der Liste der Dokumententypen angezeigt. |
Dateiname | Legt fest, welchen Dateinamen das Dokument aufweisen muss, damit dieser Dokumententyp angewendet wird. Es können eindeutige Dateinamen oder auch Platzhalter verwendet werden. Wenn ein eindeutiger Dateiname, z.B. “Vertrag.pdf” verwendet wird, werden diese Einstellungen nur angewendet, wenn der Dateiname identisch ist. Bei Verwendung von Platzhaltern kann der Dateiname auch abweichen und variable Werte enthalten. Beispiele:
Groß- und Kleinschreibung wird beachtet! |
Signaturfelder mit relativer Position
Signaturfelder mit einer relativen Position werden in Abhängigkeit von einem Suchbegriff im Dokument platziert.
Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
“+”-Button | Erstellt einen neuen Eintrag für ein Signaturfeld. |
Signaturfeldname | Legt den Namen des Signaturfelds im Dokument fest. Der Name wird z.B. beim Zuweisen von Formularfeldern oder beim Unterzeichnen angezeigt. Der Name entspricht dem technischen Formularfeldnamen im Dokument und muss eindeutig sein. Sofern das Dokument bereits ein gleichnamiges Feld erstellt, wird kein neues Feld erzeugt. |
Suchbegriff | Legt den Suchbegriff fest, der für die Positionierung des Signaturfelds verwendet wird. Der Suchbegriff kann beliebiger Text im Dokument sein, z.B. “Unterschrift Kunde”. Der Begriff dient als Nullpunkt für die Positionierung und Größe des Signaturfelds. Über die Größe und den Versatz kann die Position final bestimmt werden. Durch die technische Extraktion des Texts erkennt die Software auch Text, der “weiß auf weiß” verwendet wird. Suchbegriffe können somit auch “unsichtbar” in Formulare eingebracht werden. Suchbegriffe sollten eindeutig sein. Allgemeine Wörter wie “Unterschrift” können häufig auch in Fließtexten vorkommen und dazu führen, dass die Positionierung nicht wie gewünscht funktioniert. |
Feldgröße | Legt die Signaturfeldgröße (Höhe und Breite) des Signaturfelds fest. Die Feldgröße wird in Pixeln angegeben. Eine gute Standardgröße beträgt z. B. 150 x 50 Pixel. |
Versatz | Legt den horizontalen und vertikalen Versatz zum Suchbegriff an. Durch den Versatz wird der Nullpunkt des Signaturfelds verschoben. Werte über 0 verschieben den Nullpunkt nach rechts bzw. unten. Werte unter 0 nach links bzw. oben. Beispiel: Wird nach dem Begriff “Unterschrift Kunde” gesucht und ein Signaturfeld mit 50 Pixeln Höhe festgelegt, kann der vertikale Versatz auf -50 festgelegt werden, um das Feld um 50 Pixel nach oben zu schieben. |
Pflichtfeld | Legt fest, ob es sich bei dem Signaturfeld um ein Pflichtfeld handelt. Diese Signaturfelder werden als Pflichtfelder in das Dokument eingefügt und erhalten in der Dokumentanzeige einen roten Rahmen. Beim Teilen von Dokumenten müssen die zugewiesenen Pflichtfelder vom Empfänger vor der Fertigstellung des Dokuments signiert werden. |
Erlaubte Signiermethoden (“Zahnrad”-Symbol) | Über das Zahnradsymbol können die erlaubten Signiermethoden für die Signatur dieses Signaturfelds festgelegt werden. |
Feld löschen (“Mülleimer”-Symbol) | Über das Mülleimer-Symbol kann das konfigurierte Signaturfeld gelöscht werden. |
Signaturfelder mit absoluter Position
Signaturfelder mit einer absoluten Position werden unabhängig vom Dokumentinhalt an einer bestimmten Position auf einer Seite des Dokuments platziert.
Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
Signaturfeldname | Legt den Namen des Signaturfelds im Dokument fest. Der Name wird z.B. beim Zuweisen von Formularfeldern oder beim Unterzeichnen angezeigt. Der Name entspricht dem technischen Formularfeldnamen im Dokument und muss eindeutig sein. Sofern das Dokument bereits ein gleichnamiges Feld erstellt, wird kein neues Feld erzeugt. |
Seite | Legt fest, auf welcher Seite das Signaturfeld eingebracht werden soll. |
Feldgröße | Legt die Signaturfeldgröße (Höhe und Breite) des Signaturfelds fest. Die Feldgröße wird in Pixeln angegeben. Eine gute Standardgröße beträgt z. B. 150 x 50 Pixel. |
Position | Legt die Position (den Nullpunkt) des Signaturfeldes auf der angegebenen Seite fest. Der erste Wert bestimmt die horizontale Position, der zweite Wert die vertikale Position. Der Nullpunkt befindet sich oben links auf der Seite, daher sind negative Werte nicht zulässig. Die angegebene Position und Größe müssen sich im sichtbaren Bereich des Dokuments befinden. Eine A4-Seite hat im Standard 72 DPI und somit im Hochformat ein Koordinatensystem von 0/0 (oben links) bis 595/840 (unten rechts). |
Pflichtfeld | Legt fest, ob es sich bei dem Signaturfeld um ein Pflichtfeld handelt. Diese Signaturfelder werden als Pflichtfelder in das Dokument eingefügt und erhalten in der Dokumentanzeige einen roten Rahmen. Beim Teilen von Dokumenten müssen die zugewiesenen Pflichtfelder vom Empfänger vor der Fertigstellung des Dokuments signiert werden. |
Erlaubte Signiermethoden (“Zahnrad”-Symbol) | Über das Zahnradsymbol können die erlaubten Signiermethoden für die Signatur dieses Signaturfelds festgelegt werden. |
Feld löschen (“Mülleimer”-Symbol) | Über das Mülleimer-Symbol kann das konfigurierte Signaturfeld gelöscht werden. |
Einstellungen für das Teilen von Zugriffen
Die Einstellungen für das Teilen von Zugriffen legt Rahmenbedingungen für die Funktion "Zugriff teilen" fest.
Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
Weiterleitung nach Abschluss (Redirect-URL) | Legt fest, ob der Unterzeichner eines geteilten Dokuments nach Abschluss des Dokuments auf eine bestimmte Seite weitergeleitet werden soll, z.B. auf die eigene Webseite oder eine “Danke”-Seite. |
Erlaubt dem Empfänger den Vorgang zu speichern und zu einem späteren Zeitpunkt abzuschließen | Legt fest, ob der Unterzeichner das Dokument für eine spätere Bearbeitung zwischenspeichern darf. Aktiviert: Der Empfänger kann das Dokument zwischenspeichern. Deaktiviert: Der Empfänger kann das Dokument nicht zwischenspeichern. Standard: Deaktiviert |
Erlaubt dem Empfänger den Vorgang abzulehnen | Legt fest, ob der Unterzeichner die Signatur des Dokuments ablehnen darf. Aktiviert: Der Empfänger kann die Bearbeitung des Dokuments ablehnen. Deaktiviert: Der Empfänger kann die Bearbeitung des Dokuments nicht ablehnen. Standard: Deaktiviert |
Dokumententypen sortieren
Beim Öffnen eines Dokuments versucht die Anwendung, die passenden Einstellungen zu finden. Dabei wird die Liste der verfügbaren Dokumententypen von oben nach unten durchsucht. Die Anwendung wendet dann die ersten Einstellungen an, die auf das geöffnete Dokument zutreffen.
Um eine Priorisierung der Einstellungen vorzunehmen, kann die Liste der konfigurierten Dokumententypen sortiert werden. Um einen Dokumententyp in der Liste zu verschieben, muss dieser in der ausgewählt und über die Pfeil-Symbole oberhalb der Liste nach oben oder unten verschoben werden.
Eine Sortierung der Dokumententypen ist in der Regel nur dann sinnvoll, wenn nicht alle Dokumententypen eindeutig konfiguriert werden können. In diesem Fall sollten die eindeutigsten Einstellungen am Anfang und die allgemeinsten Einstellungen am Ende der Liste stehen.
Es wird jeweils nur ein Dokumententyp verwendet. Es gibt keine Kombination mehrerer Dokumententypen.
Dokumententyp löschen
Um einen Dokumententyp zu löschen, muss dieser in der Liste der konfigurierten Dokumententypen ausgewählt und über das Löschen-Symbol oberhalb der Liste entfernt werden. Es erscheint eine Abfrage, ob der ausgewählte Dokumententyp wirklich gelöscht werden soll, die mit “Ja” bestätigt werden muss.
Gelöschte Dokumententypen können nicht wiederhergestellt werden.