Workflows
Neben den geteilten Zugriffen gibt es die Möglichkeit, komplexere Vorgänge als Workflow zu erstellen. Ein Workflow unterscheidet sich vom einfachen Teilen insofern, dass mehrere Dokumente in einer bestimmten Reihenfolge an mehrere Einzelpersonen oder Gruppen gesendet werden können. Das System sendet hierbei automatisiert Aufforderungen per E-Mail an die Empfänger, sobald diese an der Reihe sind.
Im Gegensatz zu den geteilten Zugriffen sind Workflows eine Art „Blackbox“. Die ausgewählten Dokumente werden im Hintergrund in den Workflow kopiert. Neu hochgeladene Dokumente werden gar nicht im Bereich „Dokumente“ abgelegt, sondern sind ausschließlich Teil des Workflows. Änderungen werden demnach auch NICHT in den Dokumenten in der Ablage vorgenommen, sondern ausschließlich im Workflow und müssen nach Abschluss des Workflows auch dort heruntergeladen werden.
Workflow erstellen
Über den orangen Erstellen-Button (oben links) oder das Dashboard kann ein neuer Workflow erstellt werden. Es öffnet sich ein Wizard, der Sie durch die Erstellung des Workflows führt.
Dokumente auswählen
Zunächst wählen Sie die Dokumente aus, die im Workflow bereitgestellt werden sollen. Die Dokumente können wahlweise aus der Ablage (Bereich „Vorlagen“ bzw. „Dokumente“) ausgewählt oder neu hochgeladen werden.
Empfänger konfigurieren
Als nächstes konfigurieren Sie die Empfänger. Hierbei wird zwischen „Workflow-Schritt“ und „Empfänger des Workflow-Schritts“ unterschieden.
Über „Schritt hinzufügen“ können im oberen Bereich beliebige Workflow-Schritte erzeugt werden. Durch Klick auf einen Workflow-Schritt werden im Bereich darunter die Empfänger des ausgewählten Workflow-Schritts angezeigt.
Grundsätzlich ist die Logik im Ablauf so, dass alle Empfänger eines Workflow-Schritts gleichzeitig zur Bearbeitung aufgefordert werden. Erst wenn alle Empfänger eines Schritts die Bearbeitung abgeschlossen haben, wird der nächste Workflow-Schritt zur Bearbeitung aufgefordert. Wenn Sie also z. B. ein Dokument zunächst mit einer und dann mit zwei weiteren Personen teilen möchte, so benötigen Sie zwei Workflow-Schritte, wobei der erste Workflow-Schritt nur einen Empfänger beinhaltet und der zweite Workflow-Schritt die zwei weiteren Empfänger.
Formularfelder zuweisen
Sie können jedem Empfänger, die nur von ihm zu bearbeitenden Formularfelder zuweisen. Wenn Sie dem Empfänger Formularfelder zuweisen möchten, wird ihnen das Dokument geöffnet. Nun können sie per Klick auf das Feld ober per Auswahl über die Seitenleiste Formularfelder zuweisen oder auch wieder abwählen. Ausgewählte Felder werden Grün dargestellt nicht ausgewählte Felder werden rot dargestellt. Die vom Empfänger nicht zu bearbeitenden Felder werden ihm nicht angezeigt. Wenn Sie den Hacken zum Zuweisen der Formularfelder setzten dem Empfänger aber keine Formularfelder zuweisen kann er keine bearbeiten. Wenn Sie den Hacken nicht setzten, können alle Felder bearbeitet werden. Dies ist für jedes Dokument möglich das dem Workflow angehängt wurde.
Nachricht konfigurieren
Als nächstes können Sie den Betreff und die Nachricht für die E-Mail konfigurieren, die an die Empfänger gesendet wird.
Zusammenfassung / Überprüfen
Im letzten Schritt zur Erstellung des Workflows erhalten Sie nochmal eine Übersicht der ausgewählten Dokumente, der konfigurierten Nachricht sowie den Workflow-Schritten und enthaltenen Empfängern.
Mit einem Klick auf „Fertig“ wird der Workflow erstellt. Alle Empfänger des ersten Workflow-Schritts werden dann auch umgehend zur Bearbeitung aufgefordert.
Workflows verwalten
Im Menü Workflows finden Sie unter „In Bearbeitung“ alle Workflows, die noch nicht abgeschlossen wurden.
Der Fortschrittsbalken zeigt Ihnen an, wie weit der Workflow bereits bearbeitet wurde. Unter dem Balken wird zudem angezeigt, wie viele Empfänger das Dokument bereits bearbeitet haben und wie viele Workflow-Schritte noch ausstehen.
Über den Dropdown-Button neben dem Workflow können Sie die Details zum Workflow öffnen oder den ausgewählten Workflow pausieren (bzw. fortfahren), umbenennen oder auch abbrechen.
Zudem kann über „Erinnerung senden“ eine Erinnerung an alle Empfänger gesendet werden, die aktuell an der Reihe sind.
Abgeschlossene Workflows
Ein abgeschlossener oder abgebrochener Workflow wird im Bereich „Abgeschlossen“ angezeigt. Von dort kann der Workflow auch gelöscht oder die enthaltenen Dokumente heruntergeladen werden.
Workflow Detailseite
Auf der Detailseite eines Workflows können Sie die ausgewählten Dokumente, die konfigurierte Nachricht sowie die Workflow-Schritte und Empfänger einsehen.
Die Workflow-Schritte und Empfänger lassen sich ausklappen, sodass genau eingesehen werden kann, welcher Empfänger welche Dokumente bereits bearbeitet hat.
