Dokumententypen verwalten

Die Verwaltung der Dokumententypen können über Extras → Dokumententypen… oder mittels F9 geöffnet werden. Die Einstellungen öffnen sich in einem neuen Fenster.

Aufbau der Einstellungen

Das Fenster ist in drei Spalten aufgeteilt:

Spalte

Beschreibung

Links: Liste aller konfigurierten Dokumententypen

In der linken Spalte werden alle konfigurierten Dokumententypen dargestellt.

Mit einem Klick auf den Namen des Dokumententyps wird der Dokumententyp ausgewählt und kann über die beiden rechten Spalten bearbeitet werden.

Die Dokumententypen besitzen eine Versionsnummer, um Änderungen nachvollziehen zu können.

Mitte: Einstellungsbereich des ausgewählten Dokumententyps

In der mittleren Spalte werden alle Einstellungsbereiche für den ausgewählten Dokumententyp angezeigt.

Mit einem Klick auf einen Bereich werden in der rechten Spalte alle Einstellungen des Bereichs angezeigt. Bereiche, die grau dargestellt werden, sind nicht verfügbar, z. B. weil die dazugehörige globale Einstellung nicht aktiviert wurde.

Rechts: Einstellungen des jeweiligen Bereichs

In der rechten Spalte werden alle Einstellungen zu dem ausgewählten Bereich des jeweiligen Dokumententyps angezeigt und können verändert werden.

Mit “OK” oder “Übernehmen” werden die vorgenommenen Einstellungen gespeichert.

Mit “Abbrechen” werden alle Änderungen verworfen.

Gespeicherte Änderungen können nicht rückgängig gemacht werden. Bevor große Änderungen vorgenommen werden, empfiehlt sich ein Backup der Einstellungen.

Dokumententypen anlegen, sortieren, löschen

Unter der Liste der Dokumententypen werden einige Symbole dargestellt. Über die Symbole können die Dokumententypen verwaltet werden.

Es stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Funktion	Beschreibung
Neuer Dokumententyp vom aktuellen Dokument	Erstellt einen neuen Dokumententyp, bei dem das aktuell geöffneten Dokument als Vorlage verwendet wird. Insofern mehrere Dokumente geöffnet sind, wird das Dokument des aktiven Tabs verwendet. Der neue Dokumententyp erhält als Namen den Namen der Vorlagendatei und wird am Ende der Liste angehangen.
Neuer Dokumententyp	Erstellt einen neuen Dokumententyp, bei dem die Vorlagendatei vom PC ausgewählt wird. Der neue Dokumententyp erhält als Namen den Namen der Vorlagendatei und wird am Ende der Liste angehangen.
Dokumententyp kopieren	Dupliziert den ausgewählten Dokumententypen.
Dokumententyp löschen	Löscht den ausgewählten Dokumententyp. Der Dokumententyp wird durchgestrichen und beim Speichern und Verlassen der Einstellungen endgültig gelöscht.
Dokumententyp nach oben	Schiebt den Dokumententyp in der Liste einen Platz nach oben.
Dokumententyp nach unten	Schiebt den Dokumententyp in der Liste einen Platz nach unten.
Dokumententyp exportieren	Exportiert den ausgewählten Dokumententyp. Der Standard-Dokumententyp “Alle anderen Dokumente” kann nicht exportiert werden. Diese Option exportiert einen einzelnen Dokumententyp. Wenn alle Dokumententypen exportiert werden sollen, steht in den allgemeinen Konfigurationen eine eigene Funktion zum Export aller Einstellungen zur Verfügung.
Dokumententyp importieren	Importiert einen Dokumententyp. Der importierte Dokumententyp wird am Ende der Liste angefügt.
Auf Eindeutigkeit prüfen	Prüft, ob die konfigurierten Dokumententypen eindeutig erkannt werden können oder ob es zu Überschneidungen bzw. fehlerhaften Erkennungen kommt. Deaktivierte und gelöschte Dokumententypen sind von der Prüfung ausgeschlossen. Bei der Prüfung nutzt signoSign/2 die Vorlagendatei eines jeden Dokumententyps, um zu prüfen, ob die konfigurierte Vorlage auch den jeweiligen Dokumententyp als Ergebnis ermittelt. Dabei wird die Liste von oben nach unten durchgearbeitet. Falls es zu einer fehlerhaften Erkennung kommt, wird die Prüfung gestoppt und eine Fehlermeldung angezeigt. In diesem Fall müssen die Identifizierungsbegriffe und ggf. die Sortierung angepasst werden. Anschließend kann die Prüfung wiederholt werden. Bei einer positiven Überprüfung aller Dokumententypen wird eine Bestätigung angezeigt. Insofern sehr viele Dokumententypen konfiguriert sind, kann die Prüfung einige Zeit in Anspruch nehmen. Während der Prüfung kann die Software nicht verwendet werden.

Sortierung der Dokumententypen

Die konfigurierten Dokumententypen können in der Liste sortiert werden. Unterhalb der Liste stehen dazu zwei Funktionen zur Verfügung, um den ausgewählten Dokumenttyp nach oben oder unten zu verschieben.

Beim Öffnen einer Datei versucht signoSign/2 einen passenden Dokumententyp zu finden. Dazu arbeitet die Software die Liste der verfügbaren Dokumententypen von oben nach unten ab. Dabei wird der erste Dokumententyp verwendet, der passende Identifikationsbegriffe enthält.

Die Sortierung der Liste kann sich auf die Verwendung der Dokumententypen auswirken. Einfache Suchbegriffe, wie z. B. “Rechnung” können in zahlreichen Dokumenten vorkommen und eignen sich nicht zur eindeutigen Identifizierung eines Dokuments. Es wird daher empfohlen, eindeutige Identifizierungsbegriffe je Dokumententyp zu verwenden und die Liste so zu sortieren, dass Dokumententypen mit sehr einfachen Suchbegriffen am Ende der Liste stehen.