Dokumententypen

In signoSign/2 gibt es die Möglichkeit “Dokumententypen” anzulegen.

Die Dokumententypen enthalten Regeln für die Verarbeitung des Dokumentes, wie z. B. Anzahl und Position der Signaturfelder sowie Speicherort und Dateiname für die Archivierung. Die Regeln ermöglichen eine strukturierte und automatisierte Verarbeitung der Dokumente und reduzieren redundante Arbeitsschritte und somit auch Zeit und Kosten.

Die Konfiguration eines Dokumententyps bietet sich für alle alltäglichen Dokumente an, die eine ähnliche Struktur aufweisen, z. B. ein Vertrag, eine Datenschutzerklärung, eine Einwilligungserklärung etc.

Funktionsweise

Beim Öffnen eines Dokuments extrahiert signoSign/2 den Text aus dem Quellcode der PDF-Datei. Es findet keine OCR-Erkennung statt, was einerseits eine fehlerhafte Zeichenerkennung verhindert und z. B. auch die Suche nach “unsichtbaren” Texten (“weiß auf weiß”) ermöglicht.

Anhand von Identifizierungsbegriffen (Textpassagen im Dokument) ist signoSign/2 dann in der Lage, den entsprechenden Dokumenttyp zu erkennen und anhand der hinterlegten Vorlage alle Einstellungen auf das Dokument anzuwenden. Dazu zählen insbesondere die Anzahl und Position der Signaturfelder, E-Mail-Einstellungen, Archivierungseinstellungen, aber auch viele Funktionen zur Automatisierung von Prozessen, wie z. B. ein automatischer Start des Signier- oder Archivierungsprozesses.

Die Dokumententypverwaltung kann über das Menü Extras → Dokumententypen... oder über F9 aufgerufen werden.

Wie ein Dokumententyp angelegt wird und welche Möglichkeiten im Einzelnen bestehen, wird in den folgenden Kapiteln erläutert.