Platzhalter
signoSign/2 bietet die Möglichkeit, Informationen aus einem Dokument auszulesen, um sie an verschiedenen Stellen zu verwenden. Diese Informationen werden über sogenannte Platzhalter definiert. So kann z. B. eine Nummer oder ein Name aus dem Dokument ausgelesen und bei der Archivierung im Dateinamen verwendet werden.
Allgemein
In den allgemeinen Einstellungen der Platzhalter stehen folgende Optionen zur Verfügung:
Option | Beschreibung |
|---|---|
Anzahl Platzhalter | Legt die Anzahl der verfügbaren Platzhalter fest. Die Anzahl kann zwischen 0 und 30 festgelegt werden. Je nach Auswahl wird die Liste der verfügbaren Platzhalter verkürzt oder erweitert. |
Platzhalter definieren
Im Bereich “Platzhalter definieren” können die einzelnen Platzhalter definiert werden.
Die unter “Anzahl der Platzhalter” festgelegte Anzahl wird als Liste dargestellt (Platzhalter 1 bis Platzhalter 30). Neben der Liste stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
Über das Stift-Symbol kann ein neuer Platzhalter erstellt bzw. die Konfiguration eines Platzhalters verändert werden.
Das Papierkorb-Symbol löscht die Konfiguration des jeweiligen Platzhalters.
Für die Bearbeitung muss in den allgemeinen Einstellungen des Dokumententyps eine Vorlagendatei hinterlegt sein.
Neuer Platzhalter / Platzhalter konfigurieren
Über das Stift-Symbol (“Platzhalter bearbeiten”) wird die Konfiguration eines Platzhalters in einem neuen Fenster gestartet werden.
Bereich | Beschreibung |
|---|---|
Links: Vorschau des Dokuments | Auf der linken Seite wird die Vorschau des Dokuments bzw. die konfigurierte Vorlagendatei angezeigt. |
Rechts: Extrahierter Text | Auf der rechten Seite wird der rohe Text dargestellt, den signoSign/2 aus der Vorlagendatei extrahiert hat. Wird kein Text oder kryptische Sonderzeichen angezeigt, enthält die Quelldatei technisch keinen Text. In diesem Fall muss eine Vorlagendatei mit durchsuchbarem Text hinterlegt werden. |
Unten links: Konfiguration des Platzhalters | Im unteren linken Teil des Fensters werden die Möglichkeiten zum Auslesen des Platzhalters angezeigt. Es gibt verschiedene “Typen”, um Informationen als Platzhalter auszulesen. Die einzelnen Optionen werden hier kurz benannt und in den weiteren Absätzen detailliert beschrieben Start- und Endbegriff: Es wird der Inhalt zwischen zwei Suchbegriffen (Startbegriff und Endbegriff) ausgelesen. Startbegriff und Zeilenende: Es wird der Inhalt bis zum Zeilenende ab einem bestimmten Suchbegriff ausgelesen. Feste Anzahl Zeichen ab einem Startbegriff: Es wird eine feste Anzahl Zeichen ab einem bestimmten Suchbegriff ausgelesen. Formularfeld: Es wird der Inhalt eines Formularfelds ausgelesen. XMP: Es werden XMP-Metadaten ausgelesen. Diese Metadaten werden bei der Erstellung des Dokuments erzeugt und enthalten Informationen, die das Dokument beschreiben, wie z. B. Titel, Erstellungsdatum, Ersteller (etc.). Je nach Ersteller können aber auch individuelle Inhalte als XMP-Informationen im Dokument gespeichert sein. Barcode: Es wird ein Barcode ausgelesen. |
Unten rechts: Optionen | Im unteren rechten Teil des Fensters werden die allgemeinen Optionen für das Auslesen des Platzhalters angezeigt. Diese Optionen sind unabhängig vom gewählten Auslesetyp und für jede Art der Platzhalter verfügbar. Führende Nullen entfernen: Legt fest, ob führende Nullen im ausgelesenen Inhalt entfernt werden sollen. Wird z. B. eine Kontonummer “0012041896” ausgelesen, so können mit dieser Einstellung die beiden führenden Nullen entfernt werden. Das Ergebnis ist “12041896”. Nicht-numerische Zeichen entfernen: Legt fest, ob nicht-numerische Zeichen (z.B. Sonderzeichen und Buchstaben) aus dem ausgelesenen Inhalt entfernt werden sollen. Wird z.B. das Datum “17.10.2017” ausgelesen, können mit dieser Einstellung die Punkte entfernt werden. Das Ergebnis ist “17102017”. Leerzeichen entfernen: Legt fest, ob alle Leerzeichen aus dem gelesenen Inhalt entfernt werden sollen. Nur Leerzeichen werden entfernt. Zeilenumbrüche bleiben erhalten. Wird z.B. die IBAN “DE96 2505 0180 0012 0418 96” ausgelesen, so können mit dieser Einstellung die Leerzeichen entfernt werden. Das Ergebnis ist “DE96250501800012041896”. Suchbegriffe sind reguläre Ausdrücke: Soll der Suchbegriff ein regulärer Ausdruck sein, muss diese Option aktiviert werden. Soll z.B. aus der IBAN “DE96 2505 0180 0012 0418 96” nur die Kontonummer (die letzten 10 Stellen) ausgelesen werden, ist diese Option sinnvoll. Da der Wert vor der Kontonummer variabel ist, kann ein regulärer Ausdruck verwendet werden. Als Suchbegriff müsste “DE\d{2}[ ]\d{4}[ ]\d{4}[ ]” definiert werden. Wird als Typ “Startbegriff und Zeilenende” gewählt, so wird als Wert “0012 0418 96” ausgelesen. Sind zusätzlich die Optionen “Führende Nullen entfernen” und “Leerzeichen entfernen” aktiviert, ist das Ergebnis die reine Kontonummer: “12041896”. |
Unten rechts: Vorschau | Unter den allgemeinen Optionen wird eine Vorschau des Inhalts angezeigt, der mit den aktuellen Einstellungen aus der Vorlagendatei ausgelesen wurde. Die Vorschau bzw. der ausgelesene Inhalt sind repräsentativ für alle anderen Dokumente desselben Typs. |
Platzhalter: Allgemeine Konfigurationen
Bei vielen Platzhalterkonfigurationen gibt es identische Konfigurationsfelder, welche in der folgenden Liste beschrieben sind. In den nachfolgenden Absätzen werden die spezifischen Konfigurationsmöglichkeiten für bestimmte Auslesetypen beschrieben.
Option | Beschreibung |
|---|---|
Platzhaltername | Legt den Namen des Platzhalters fest, der in der Konfigurationsoberfläche angezeigt wird (z.B. in der Liste der verfügbaren Platzhalter). |
Vorkommen | Sofern der Suchbegriff gefunden wurde, wird unabhängig von der Position des markierten Text immer zuerst das erste Vorkommen des Suchbegriffs im Dokument verwendet. Sofern nicht das erste Vorkommen verwendet werden soll, kann über das nebenstehende Lupensymbol nach weiteren Vorkommen gesucht werden. Der jeweils gefundene Begriff wird im Text auf der rechten Seite markiert. Eine manuelle Eingabe des Vorkommens ist nicht möglich. |
Extraktions-Modus | Legt fest, in welchem Modus der Text aus dem Dokument extrahiert werden soll. Es stehen die Modi “Original”, “Physikalisch” und “Standard” zur Verfügung. Mit Option kann der Textinhalt des Dokuments bei der Extraktion anders aufbereitet und dargestellt werden. Dies kann bei der Konfiguration von Platzhaltern hilfreich sein, da bestimmte Informationen je nach Extraktionsmodus schwerer oder leichter zu lesen sind. Standard: Physikalisch |
Platzhalter: “Start- und Endbegriff”
Wenn die Option “Start- und Endbegriff” zum Auslesen eines Platzhalters verwendet wird, stehen folgende spezifische Optionen zur Verfügung:
Option | Beschreibung |
|---|---|
Suchbegriff | Definiert den Suchbegriff für den Startbegriff. Der Suchbegriff kann im Text markiert werden. Nachdem ein Suchbegriff markiert wurde, wechselt die Software automatisch zum “Endezeichen”. Alternativ kann der gewünschte Begriff in das Textfeld eingegeben und über das nebenstehende Lupensymbol gesucht werden. |
Endezeichen | Definiert den Suchbegriff für den Endbegriff. Der Suchbegriff kann im Text markiert werden. Alternativ kann der gewünschte Begriff in das Textfeld eingegeben und über das nebenstehende Lupensymbol gesucht werden. |
Platzhalter: “Startbegriff und Zeilenende”
Wenn die Option “Startbegriff und Zeilenende” zum Auslesen eines Platzhalters verwendet wird, stehen folgende spezifische Optionen zur Verfügung:
Option | Beschreibung |
|---|---|
Suchbegriff | Definiert den Suchbegriff für den Startbegriff. Der Suchbegriff kann im Text markiert werden. Alternativ kann der gewünschte Begriff in das Textfeld eingegeben und über das nebenstehende Lupensymbol gesucht werden. |
Zeilen überspringen | Definiert, ob ein oder mehrere Zeilen bei der Suche übersprungen werden sollen. Beispiel: Wenn 0 Zeilen übersprungen werden, wird der Inhalt nach dem Suchbegriff bis zum Ende der Zeile als Platzhalter extrahiert. Wenn 1 oder mehr Zeilen übersprungen werden, wird die Anzahl der Zeilen übersprungen. Mit dieser Option wird immer eine komplette Zeile extrahiert. |
Leserichtung umkehren | Diese Option kehrt die Leserichtung um. Aktiviert: Leserichtung von rechts nach links. Deaktiviert: Leserichtung von links nach rechts. Wenn diese Option zusammen mit “Zeilen überspringen” verwendet wird, wird nicht von rechts nach links gelesen, sondern von links nach rechts, aber die Zeilen werden nicht übersprungen (nach unten), sondern zurück gezählt (nach oben). Standard: Deaktiviert |
Platzhalter: “Feste Anzahl Zeichen ab einem Startbegriff”
Wenn die Option “Feste Anzahl Zeichen ab einem Startbegriff” zum Auslesen eines Platzhalters verwendet wird, stehen folgende spezifische Optionen zur Verfügung:
Option | Beschreibung |
|---|---|
Suchbegriff | Definiert den Suchbegriff für den Startbegriff. Der Suchbegriff kann im Text markiert werden. Alternativ kann der gewünschte Begriff in das Textfeld eingegeben und über das nebenstehende Lupensymbol gesucht werden. |
Anzahl Zeichen | Definiert die Anzahl der Zeichen, die abhängig vom Suchbegriff als Platzhalter ausgelesen werden sollen. |
Leserichtung umkehren | Diese Option kehrt die Leserichtung um. Aktiviert: Leserichtung von rechts nach links. Deaktiviert: Leserichtung von links nach rechts. Standard: Deaktiviert |
Platzhalter: “Formularfeld”
Wenn die Option “Formularfeld” zum Auslesen eines Platzhalters verwendet wird, stehen folgende spezifische Optionen zur Verfügung:
Option | Beschreibung |
|---|---|
Formularfeldname | Definiert das Formularfeld, dessen Inhalt als Platzhalter ausgelesen werden soll. Die Auswahlliste enthält alle Formularfelder, die im Vorlagendokument enthalten sind. Es ist darauf zu achten, dass die Formularfeldnamen mit den finalen Dokumenten übereinstimmen. |
Platzhalter: “XMP”
Wenn die Option “XMP” zum Auslesen eines Platzhalters verwendet wird, stehen folgende Optionen zur Verfügung:
Option | Beschreibung |
|---|---|
XMP-Namespace | Enthält eine Auswahlliste mit allen XMP-Namespaces, die in den Metadaten des Dokuments vorhanden sind. |
XMP-Element | Enthält eine Auswahlliste mit allen XMP-Elementen des ausgewählten XMP-Namespace. |
Platzhalter: “Barcode”
Wenn die Option “Barcode” zum Auslesen eines Platzhalters verwendet wird, stehen folgende Optionen zur Verfügung.
Die Verwendung von Barcodes ist eine kostenpflichtige Zusatzfunktion.
Option | Beschreibung |
|---|---|
Barcodetyp | Enthält eine Auswahlliste mit allen verfügbaren Barcodetypen. Der Barcodetyp muss explizit ausgewählt werden, damit die Software den Barcode effizient einlesen kann. Verfügbare Barcodetypen:
|
Seite | Legt fest, auf welcher Seite nach dem Barcode gesucht werden soll. Es kann eine einzelne Seite oder “alle” ausgewählt werden. Die Suche auf allen Seiten ohne Einschränkung des Suchbereichs kann zu langen Ladezeiten führen. |
Suchbereich eingrenzen | Mit dieser Option kann die Suche auf einen bestimmten Bereich eingeschränkt werden. Bei Aktivierung erscheint in der Vorschau auf der linken Seite ein blaues Feld, dessen Position und Größe auf den gewünschten Bereich festgelegt werden kann. Durch Wechseln der Option “Seite” springt das Feld auf die ausgewählte Seite. Diese Option steht nicht zur Verfügung, wenn in allen Seiten gesucht werden soll. Die Einschränkung des Suchbereichs kann der Software helfen, Barcodes besser und wesentlich schneller zu scannen. Diese Option ist sehr zu empfehlen, wenn sich die Position des Barcodes nicht ändert. |
Auflösung | Legt die Auflösung (72 - 300 DPI) fest, mit der nach Barcodes gescannt werden sollen. Je höher die Auflösung, desto genauer das Ergebnis. Allerdings führt eine höhere Auflösung auch zu deutlich längeren Ladezeiten. Standard: 72 DPI |
Alternative Leserichtungen | Legt fest, ob die Software auch alternative Leserichtungen verwenden soll. Diese helfen in bestimmten Situationen bei der Erkennung von Barcodes. Aktiviert: Es werden alternative Leserichtungen verwendet. Deaktiviert: Es wird nur die standardmäßige Leserichtung verwendet. Die Verwendung alternativer Leserichtungen kann die Ladezeiten verlängern. Standard: Deaktiviert |
Barcode | Enthält eine Auswahlliste mit allen Barcodes, die unter den vorgenommenen Einstellungen gefunden wurden. Der gewünschte Barcode kann ausgewählt werden. Im Feld “Vorschau” wird der Inhalt des Barcodes angezeigt. |
Barcode aufteilen | Legt fest, ob der Inhalt des Barcodes aufgeteilt werden soll, sodass nur ein bestimmter Bereich des Inhalts verwendet wird, falls der Barcode mehrere Informationen enthält. Hierzu kann ein Trennzeichen und Vorkommen definiert werden. Beispiel: Ein Barcode enthält die Information “DE:signotec GmbH:Max Mustermann:070818”. Der Barcode enthält also 4 Informationen: “DE”, “signotec GmbH”, “Max Mustermann” und “070818”. Ausgelesen werden soll aber nur der Name “Max Mustermann”. Für die gewünschte Trennung muss der Doppelpunkt als Trennzeichen eingegeben werden. Als Vorkommen wird 3 verwendet, da der Name die dritte Information im Barcode ist. Standard: Deaktiviert |