Mit dem Fernsignatur-Workflow senden Sie ein PDF-Dokument an eine externe Person zur Unterschrift. Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem sicheren Link und kann das Dokument signieren, ohne einen eigenen signoSign- oder Nextcloud-Account zu benötigen.
Ablauf
1. Dokument auswählen
Navigieren Sie in der Nextcloud-Dateiübersicht zu dem PDF-Dokument, das zur Signatur versendet werden soll.
Die App unterstützt derzeit nur PDF-Dateien. Bei anderen Dateiformaten ist die Aktion nicht verfügbar.
2. Versand starten
Öffnen Sie das Kontextmenü der Datei (Rechtsklick oder Drei-Punkte-Menü) und wählen Sie “Datei zur Fernsignatur versenden”. Es öffnet sich der Dialog Fernsignatur anfordern.
3. Empfängerdaten eingeben
Füllen Sie die Felder im Dialog aus:
Empfänger-E-Mail (Pflichtfeld)
Tragen Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, die das Dokument signieren soll.
Benachrichtigungssprache (Pflichtfeld)
Wählen Sie die Sprache, in der die Benachrichtigungs-E-Mail an den Empfänger versendet wird. Zur Auswahl stehen Deutsch, Englisch und Französisch. Die Sprache wird automatisch anhand der Nextcloud-Spracheinstellung des angemeldeten Nutzers vorausgewählt, kann aber manuell geändert werden. Wenn die Sprache nicht verfügbar ist, wird Englisch gewählt.
Authentifizierung (Pflichtfeld)
Wählen Sie, wie sich der Empfänger vor dem Signieren ausweisen muss:
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Option |
Beschreibung |
Zusatzfeld |
|---|---|---|
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Keine Authentifizierung |
Der Empfänger kann das Dokument unmittelbar öffnen. |
– |
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Passwort |
Der Empfänger muss ein definiertes Passwort eingeben, um das Dokument zu öffnen. |
Passwort-Feld |
|
TAN via SMS |
Der Empfänger erhält einen Einmalcode per SMS, um das Dokument zu öffnen. Diese Option ist nur verfügbar, wenn im verbundenen signoSign/Universal-Account ein SMS-Schlüssel konfiguriert ist. |
Mobilnummer des Empfängers |
|
TAN via E-Mail |
Der Empfänger erhält einen Einmalcode per E-Mail, um das Dokument zu öffnen. |
E-Mail-Adresse für den TAN-Versand |
Die zuletzt verwendete Authentifizierungsmethode wird beim nächsten Öffnen des Dialogs automatisch vorausgewählt.
E-Mail-Optionen (optional)
Über den aufklappbaren Abschnitt E-Mail-Optionen (optional) können Sie die Benachrichtigungs-E-Mail individuell anpassen:
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Feld |
Beschreibung |
|---|---|
|
Betreff |
Betreffzeile der E-Mail |
|
Begrüßung |
Haupttext der E-Mail (Zeilenumbrüche möglich) |
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Grußzeile |
Signaturtext am Ende der E-Mail (Zeilenumbrüche möglich) |
Alle drei Felder sind optional. Werden sie leer gelassen, werden Standardtexte verwendet.
4. Anfrage absenden
Klicken Sie auf “Senden”. Die Schaltfläche ist erst aktiv, wenn alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt sind.
Die App:
-
Lädt das Dokument zu signoSign/Universal hoch
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Erstellt einen gesicherten Signaturlink für den Empfänger
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Versendet automatisch eine Benachrichtigungs-E-Mail an den Empfänger
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Setzt ggf. den konfigurierten Tag und Kommentar an der Datei
Bei erfolgreichem Versand erscheint die Meldung, dass die Datei erfolgreich verschickt wurde.
Anfragen, die innerhalb von 90 Tagen nicht bearbeitet werden, werden automatisch gelöscht.
5. Empfänger signiert das Dokument
Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link zum Dokument. Nach ggf. erforderlicher Authentifizierung öffnet sich das Dokument in signoSign/Universal zur Unterschrift.
6. Ergebnis wird zurück in die Nextcloud übertragen
Nach Abschluss des Vorgangs wird Nextcloud automatisch über einen Webhook benachrichtigt.
-
Dokument wurde signiert: Das signierte Dokument wird automatisch heruntergeladen und ersetzt das Original in der Nextcloud. Konfigurierte Kommentare und Tags werden aktualisiert.
-
Signatur wurde abgelehnt: Der Empfänger hat die Signaturanfrage abgelehnt. Das Dokument verbleibt unverändert in der Nextcloud. Konfigurierte Kommentare und Tags für Ablehnungen werden gesetzt.
Fehlermeldungen
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Meldung |
Ursache |
Lösung |
|---|---|---|
|
Username or password or baseurl not set in settings |
Verbindungsdaten fehlen |
Administrator: Konfiguration vervollständigen |
|
Invalid credentials ... |
Zugangsdaten sind ungültig |
Administrator: Benutzername/Passwort prüfen |
|
Invalid URL ... |
Server-URL nicht erreichbar |
Administrator: URL prüfen |
|
Network error: ... |
Netzwerkfehler während der Verarbeitung |
Netzwerkverbindung prüfen, erneut versuchen |
Hinweise
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Das Dokument kann nach dem Versenden weiterhin in der Nextcloud geöffnet und gelesen werden. Es wird erst ersetzt, wenn der Empfänger signiert hat.
-
Eine bereits gesendete Anfrage kann nicht über die Nextcloud-App widerrufen werden. Dies ist nur über die signoSign/Universal Web-App möglich.