Die Konfiguration der App erfolgt ausschließlich durch Nextcloud-Administratoren. Öffnen Sie dazu Einstellungen → Administration → signotec signoSign Settings.
1. Verbindungsdaten
Im ersten Abschnitt werden die Zugangsdaten zur signoSign/Universal-Instanz hinterlegt.
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Feld |
Beschreibung |
|---|---|
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URL |
Basis-URL Ihrer signoSign/Universal-Instanz. Standard: |
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Benutzername |
Benutzername für die API-Verbindung. |
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Passwort |
Passwort für die API-Verbindung. Dieser Wert kann bei erneutem Bearbeiten leer gelassen werden, um das bestehende Passwort beizubehalten. |
Klicken Sie auf Speichern. Die App prüft die Verbindung automatisch.
Verbindungsstatus
Nach dem Speichern wird der Status der Verbindung angezeigt:
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Verbindung erfolgreich (grün) – Die Zugangsdaten sind korrekt und der Server ist erreichbar. Die weiteren Konfigurationsabschnitte werden eingeblendet.
-
Fehlermeldung (rot) – Die Verbindung konnte nicht hergestellt werden. Mögliche Ursachen:
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Fehlermeldung |
Ursache |
|---|---|
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Invalid credentials ... |
Benutzername oder Passwort ist nicht korrekt. |
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Invalid URL ... |
Die eingetragene URL führt zu keiner signoSign/Universal-Instanz. |
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Could not connect ... |
Server nicht erreichbar (Netzwerkproblem, Firewall). |
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SSL certificate error ... |
SSL-Zertifikat des Servers wird nicht akzeptiert. |
2. Webhook-URLs
Damit Nextcloud nach Abschluss eines Signiervorgangs automatisch benachrichtigt wird, müssen zwei Webhook-URLs in signoSign/Universal eingetragen sein.
Wichtig: Der Nextcloud-Server muss vom signoSign/Universal-Server aus über das Netzwerk erreichbar sein, damit Webhooks funktionieren. Stellen Sie sicher, dass keine Firewall oder Netzwerkkonfiguration den eingehenden Zugriff von signoSign/Universal auf die Nextcloud-Webhook-URLs blockiert.
Die App zeigt die erwarteten URLs und ihren aktuellen Status an:
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Webhook |
Zweck |
|---|---|
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Webhook-URL für Signaturaktualisierungen |
Wird aufgerufen, wenn ein Dokument signiert wurde. |
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Webhook-URL für abgelehnte Signaturanfragen |
Wird aufgerufen, wenn eine Fernsignaturanfrage abgelehnt wurde. |
Ein grünes Häkchen signalisiert, dass die URL bereits korrekt in signoSign/Universal hinterlegt ist. Ein graues 'X' bedeutet, dass die URL noch nicht oder abweichend konfiguriert ist.
Webhooks automatisch setzen: Klicken Sie auf “Webhook-URLs in signoSign/Universal setzen”, um die Webhook-URLs automatisch in Ihrem signoSign-Account einzutragen. Ein Bestätigungsdialog erscheint, da dadurch bestehende Webhook-Konfigurationen überschrieben werden. Die Schaltfläche ist deaktiviert, wenn bereits beide Webhooks korrekt gesetzt sind.
3. SMS-Konfiguration
Dieser Abschnitt zeigt, ob in signoSign/Universal ein SMS-Schlüssel hinterlegt ist:
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Grünes Häkchen – Der SMS-Versand ist aktiv. Bei Fernsignaturen steht die Authentifizierungsmethode “TAN via SMS” zur Verfügung.
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Graues 'X' – Es ist kein SMS-Schlüssel konfiguriert. Die Option “TAN via SMS” wird in der Benutzeroberfläche nicht angezeigt.
Die Aktivierung der SMS-Funktion erfolgt direkt in den Benutzereinstellungen Ihres signoSign/Universal-Accounts, nicht in der Nextcloud-App.
4. Signaturfelder
Signaturfelder werden automatisch in Dokumente eingefügt, sobald ein Signaturvorgang gestartet wird. Die App sucht dabei nach konfigurierten Schlüsselwörtern im PDF-Text und platziert das Signaturfeld an der entsprechenden Stelle.
In signoSign/Universal können auch bereits im Dokument vorhandene digitale Signaturfelder verwendet werden.
Feld hinzufügen
Klicken Sie auf “Signaturfeld hinzufügen”, um eine neue Zeile in der Tabelle anzulegen.
Feldparameter
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Parameter |
Beschreibung |
Standardwert |
|---|---|---|
|
Unterzeichner |
Name oder Bezeichner des Unterzeichners (muss eindeutig sein) |
– |
|
Suchtext |
Schlüsselwort im PDF, an dem das Feld positioniert wird (z. B. |
– |
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Breite |
Breite des Signaturfelds in Pixel (muss > 0 sein) |
180 |
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Höhe |
Höhe des Signaturfelds in Pixel (muss > 0 sein) |
60 |
|
Versatz X |
Horizontaler Versatz vom Suchtext in Pixel (kann negativ sein) |
0 |
|
Versatz Y |
Vertikaler Versatz vom Suchtext in Pixel (kann negativ sein) |
0 |
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Pflichtfeld |
Das Signaturfeld ist ein Pflichtfeld Bei Fernsignaturen müssen Pflichtfelder vom Empfänger zwingend unterschrieben werden. |
Nein |
Aktionen pro Feld
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Schaltfläche |
Funktion |
|---|---|
|
Duplizieren |
Erstellt eine Kopie des Feldes in der nächsten Zeile |
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Entfernen |
Löscht das Feld aus der Liste |
Klicken Sie abschließend auf Speichern, um alle Felder zu übernehmen.
5. Verarbeitung in Nextcloud
Die App kann in bestimmten Situationen automatisch Kommentare und Tags zu Dateien hinzufügen. Alle Felder in diesem Abschnitt sind optional.
Kommentare
Für jeden Workflow-Zustand kann ein Kommentartext hinterlegt werden. Platzhalter werden automatisch durch aktuelle Werte ersetzt.
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Einstellung |
Zeitpunkt |
Verfügbare Platzhalter |
|---|---|---|
|
Kommentar beim Versenden |
Wenn eine Fernsignaturanfrage gesendet wird |
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Kommentar nach dem Signieren |
Wenn ein Dokument erfolgreich signiert wurde |
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|
Kommentar bei Ablehnung |
Wenn eine Fernsignaturanfrage abgelehnt wurde |
|
Platzhalter-Referenz:
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Platzhalter |
Beschreibung |
|---|---|
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|
Benutzername des Nextcloud-Nutzers, der den Vorgang gestartet hat |
|
|
E-Mail-Adresse des Empfängers (nur bei Fernsignatur) |
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|
Gewählte Authentifizierungsmethode (nur bei Fernsignatur) |
|
|
Ablehnungsgrund (nur bei abgelehnten Anfragen) |
Beispiel-Kommentare:
Gesendet an @mailto@ via @authtype@
Signiert von @mailto@, gesendet von @userid@
Abgelehnt von @mailto@: @reason@
Alle Kommentare werden mit dem Präfix [signotec signoSign] in der Dateiübersicht von Nextcloud angezeigt.
Tags
Für jeden Workflow-Zustand kann ein Nextcloud-Tag definiert werden. Tags sind gegenseitig ausschließend – beim Wechsel des Status wird der vorherige Tag automatisch entfernt.
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Einstellung |
Zeitpunkt |
|---|---|
|
Tag beim Versenden |
Wenn eine Fernsignaturanfrage gesendet wird |
|
Tag nach dem Signieren |
Wenn ein Dokument erfolgreich signiert wurde |
|
Tag bei Ablehnung |
Wenn eine Fernsignaturanfrage abgelehnt wurde |
Tags werden automatisch in Nextcloud angelegt, sofern sie noch nicht existieren.
Beim lokalen Signieren werden beim Öffnen keine Tags gesetzt, dies erfolgt erst nachdem das Dokument gespeichert wurde.
6. Einstellungen zurücksetzen
Über die Schaltfläche Alle Einstellungen löschen können sämtliche gespeicherten Konfigurationsdaten unwiderruflich gelöscht werden. Ein Bestätigungsdialog erscheint vor der Ausführung.