Bedienung

Erster Start

Beim ersten Aufruf der App wird die Datenschutzerklärung angezeigt. Diese sollte sorgfältig gelesen und muss vor Verwendung bestätigt werden. Anschließend kann die App verwendet werden.

Verwaltung von Dokumenten

Beim Start der Anwendung wird die Dokumentenverwaltung, der Dateibrowser, angezeigt. Dieser hat das typische Layout der iOS-App "Dateien".

Die Dokumente können in beliebigen Ordnern auf dem Gerät oder auch in anderen Speicherorten (z.B. iCloud) verwaltet werden. Alle Funktionen zum Navigieren, Suchen, Sortieren und Filtern von Dateien und Ordnern stehen zur Verfügung.

App-Ordner

Der App-Ordner von signoSign enthält standardmäßig drei Ordner:

• Vorlagen: Im Ordner „Vorlagen“ können wiederkehrende Dokumente abgelegt werden. Werden solche Dokumente geöffnet und bearbeitet, bleibt die Originaldatei unverändert und eine neue Datei mit den Änderungen wird im Ordner „Dokumente“ gespeichert.

• Dokumente: Der Ordner „Dokumente“ enthält Dokumente, die aus dem Ordner “Vorlagen” heraus bearbeitet wurden. Außerdem dient der Ordner dazu, Dokumente in der Anwendung abzulegen, die nicht immer wieder bearbeitet werden müssen. Auch importierte Dokumente werden hier abgelegt. Dokumente, die von hier aus geöffnet werden, werden beim Speichern überschrieben.

• Archiv: Im Ordner „Archiv“ werden alle Dokumente abgelegt, die über die Funktion “Archivieren” archiviert wurden.

Sonstige Ordner

Über die Dokumentenverwaltung können Dokumente aus nahezu beliebigen Ordnern (z.B. auf dem iPhone oder iPad oder der iCloud) ausgewählt und geöffnet werden. Änderungen werden dabei in der Regel im Ursprungsordner überschrieben. Aufgrund strenger Richtlinien ist es der App jedoch nicht möglich, Dateien in fremden Ordnern automatisch zu löschen oder umzubenennen. In wenigen Fällen kann es auch dazu kommen, dass die Quelldatei nicht überschrieben werden kann. Dann wird die Datei im App-Ordner “Dokumente” gespeichert.

Bearbeitung von Dokumenten

Wenn ein Dokument zur Bearbeitung geöffnet wird, wird es in der Dokumentenanzeige (Viewer) dargestellt. Der Viewer ermöglich es, durch das Dokument zu navigieren, Formularfelder auszufüllen, das Dokument zu bearbeiten, zu teilen und Unterschriften zu erfassen.

Formularfelder

PDF-Formulare können innerhalb des Viewers ausgefüllt werden. Es werden die gängigen Feldtypen für Texteingaben, Checkboxen, Mehrfachauswahl und Dropdown-Felder unterstützt. Die Formularfeldeingaben werden beim Speichern oder mit der ersten Signatur im Dokument gespeichert.

Unterschriftenerfassung

Die Unterschriftenerfassung kann durch Antippen eines Signaturfeldes oder durch die Funktion “Signieren” gestartet werden.

Wird ein einzelnes Signaturfeld angetippt, startet die Signaturerfassung für das ausgewählte Signaturfeld. Wird die Funktion “Signieren” verwendet, können alle leeren Signaturfelder des Dokuments nacheinander unterschrieben werden, ohne dass jedes Feld einzeln angewählt werden muss.

Sobald die Unterschriftenerfassung gestartet wurde, öffnet sich ein Dialog zur Erfassung und Echtzeitanzeige der Unterschrift. Die Unterschrift kann über die Stift- oder Touch-Eingabe des iPhones oder iPads erfolgen. Über die Symbole kann die Unterschriftenerfassung abgebrochen, wiederholt oder bestätigt werden. Nach Bestätigung der Eingabe wird die Unterschrift in das Dokument übernommen und dort angezeigt.

Wird zum ersten Mal ein Signaturvorgang gestartet, muss zunächst ein Zertifikat erstellt werden, welches für die digitale Signatur verwendet wird. Der Name des Zertifikats ist später im Dokument sichtbar. Alternativ kann in den Einstellungen ein Zertifikat importiert werden.

Werkzeugleiste

Die Symbolleiste unterhalb des geöffneten Dokuments zeigt alle Funktionen, die für die Bearbeitung des Dokuments zur Verfügung stehen. Die Verfügbarkeit der Funktionen hängt unter anderem von den Einstellungen der App und davon ab, ob das Dokument bereits signiert ist oder nicht. In der Regel sollten folgende Werkzeuge sichtbar sein:

Funktion	Beschreibung
Signieren	Mit dieser Schaltfläche kann der Signaturvorgang gestartet oder ein neues Signaturfeld erstellt werden. Es erscheint eine Auswahlmöglichkeit: Unterschriftenerfassen starten: Startet den Signaturvorgang, so dass alle vorhandenen Signaturfelder nacheinander signiert werden können. Signaturfeld hinzufügen: Wenn ein neues Signaturfeld hinzugefügt wird, erscheint ein Rahmen in der Mitte der Anzeige. Der Rahmen kann auf dem Dokument verschoben und in der Größe verändert werden. Mit dem Häkchen-Symbol wird die Position bestätigt. Mit dem 'X'-Symbol wird das Hinzufügen abgebrochen. Wenn das Dokument noch keine Signaturfelder enthält, wird ohne Auswahlmöglichkeit direkt ein neues Signaturfeld erstellt.
Bilder	Mit dieser Schaltfläche können Bilder in das Dokument hinzufügt werden. Die Bilder können frei im Dokument platziert oder als neue Seiten am Ende des Dokuments hinzugefügt werden. Es erscheint eine Auswahlmöglichkeit: Kamerabild frei platzieren: Startet die Kamera, um ein Bild zu erfassen, welches anschließend frei im Dokument platziert werden kann. Kamerabild auf neuer Seite: Startet die Kamera, um ein Bild zu erfassen, welches anschließend als neue Seite am Ende des Dokuments hinzugefügt wird. Galeriebild frei platzieren: Öffnet die Galerie, um ein Bild auszuwählen, welches anschließend frei im Dokument platziert werden kann. Galeriebild auf neuer Seite: Öffnet die Galerie, um ein oder mehrere Bilder auszuwählen, welche anschließend als neue Seiten am Ende des Dokuments hinzugefügt werden. Es werden immer max. 2 Bilder pro Seite hinzugefügt. Diese Funktion kann über die Einstellungen beeinflusst werden, um Bilder nur noch über Kamera oder Galerie hinzuzufügen.
Teilen	Mit dieser Schaltfläche kann das Dokument an eine andere App weitergeleitet werden. Bei Auswahl erscheint der iOS-typische Auswahldialog zum Teilen, der kompatible Geräte und Apps anzeigt, z.B. AirDrop oder eine E-Mail-App.
Archivieren	Mit dieser Schaltfläche kann das Dokument archiviert werden. Bei der Archivierung wird das Dokument im App-Ordner “Archiv” gespeichert. Sofern das Originaldokument aus dem App-Ordner “Dokumente” stammt, wird es dort gelöscht.