Archivierung

Im Bereich “Archivierung” kann konfiguriert werden, wie und wo signoSign/2 die zu archivierende Datei ablegen soll. Diese Einstellungen werden verwendet, wenn das Werkzeug “Archivieren” für diesen Dokumententyp verwendet wird.

Die “Archivierung” in signoSign/2 ersetzt kein Archivsystem oder DMS. Es wird empfohlen, die signierten Dokumente einem revisionssicheren System zur Langzeitarchivierung zu übergeben.

Archivdienst konfigurieren

Option

Beschreibung

Archivdienst

Definiert, welcher Archivdienst verwendet werden soll.

signoSign/2 Datei-Archivierer: Die Datei wird in einem Ordner archiviert.

signoSign/2 Upload-Archivierer: Die Datei wird als Multipart Upload an einen Webserver hochgeladen.

DATEVconnect Plug-In: Die Datei wird in DATEV archiviert. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn das DATEVconnect Plug-In installiert ist.

Neben den beiden Standard-Archivierern kann signoSign/2 auch mit einem eigenen Archiv Plug-In erweitert werden. Hierfür steht eine Plug-In-Schnittstelle zur Verfügung. Bitte kontaktieren Sie den Support für mehr Informationen.

Standard: Leer

Datei-Archivierer

Bei Verwendung des Datei-Archivierers stehen folgende Einstellungen zur Auswahl:

Option	Beschreibung
Die Quelldatei überschreiben	Definiert, dass beim Archivieren die Quelldatei überschrieben werden soll, so wie es beim normalen Speichern einer Datei geschieht. Es wird daher keine neue Datei erstellt. Bei Aktivierung deaktiviert sich die Option “Name der Archivdatei” sowie die dazugehörigen Einstellungen. Diese Option ist für bei Verwendung des signotec PDF Creator ungeeignet, da die Quelldatei eine temporäre Datei ist. Standard: Deaktiviert
Name der Archivdatei	Definiert, dass beim Archivieren eine neue Datei mit einem bestimmten Dateinamen erzeugt werden soll. Im Standard wird die Datei mit dem ursprünglichen Dateinamen archiviert. Der gewünschte Dateiname kann manuell eingegeben werden. Zusätzlich stehen über das “+”-Symbol neben dem Eingabefeld Variablen und Platzhalter zur Verfügung. Bei Aktivierung deaktiviert sich die Option “Quelldatei überschreiben”. Standard: Aktiviert, %orgFileName%
Erweiterung der Archivdatei	Definiert die Dateiendung, welche beim Archivieren des Dokuments verwendet werden soll. Die Endung ist frei wählbar. Es ist egal, ob die Dateiendung mit oder ohne Punkt (bspw. “.pdf” oder “pdf”) eingegeben wird. Es wird empfohlen, die Dateien mit der Dateiendung .pdf zu archivieren, um die Kompatibilität mit Drittanwendungen sicherzustellen. Standard: “pdf”
Archivordner	Definiert den Speicherort für die Archivierung des Dokuments. Der Pfad kann manuell eingetragen oder über die “…”-Schaltfläche ausgewählt werden. Das Verzeichnis kann optional auch mit einem abweichenden Benutzernamen und Passwort geschützt sein, sodass der angemeldete Benutzer keine Rechte für dieses Verzeichnis benötigt. Bei der manuellen Eingabe können über die “+”-Schaltfläche neben dem Eingabefeld auch Variablen und Platzhalter wie z. B. der Benutzername, verwendet werden. Standard: %USERPROFILE%\Documents
Unterordner hinzufügen	Definiert, ob im konfigurierten Archivordner ein Unterordner angelegt werden soll. Der Name des Unterordners kann manuell eingetragen werden. Über die “+”-Schaltfläche neben dem Eingabefeld können auch Variablen und Platzhalter wie z. B. der Benutzername, verwendet werden.

Upload-Archivierer

Bei Verwendung des Upload-Archivierers stehen folgende Einstellungen zur Auswahl:

Option

Beschreibung

Upload-URL

Definiert eine URL (Webserver), welche das Dokument entgegennehmen soll.

Die gewünschte URL kann manuell eingegeben werden. Zusätzlich stehen über das “+”-Symbol neben dem Eingabefeld Variablen und Platzhalter zur Verfügung, die bspw. als HTTP-Parameter verwendet werden können.

Der Upload erfolgt als Multipart-Upload (http). Die Datei wird im Feldnamen “file” innerhalb der “Content-Disposition” übergeben. Der Webserver muss diesen Upload explizit entgegennehmen.

Standard: leer

Name der Archivdatei

Definiert den Dateinamen der archivierten Datei.

Im Standard wird die Datei mit dem ursprünglichen Dateinamen archiviert.

Der gewünschte Dateiname kann manuell eingegeben werden. Zusätzlich stehen über das “+”-Symbol neben dem Eingabefeld Variablen und Platzhalter zur Verfügung.

Bei Aktivierung deaktiviert sich die Option “Quelldatei überschreiben”.

Standard: %orgFileName%

Erweiterung der Archivdatei

Definiert die Dateierweiterung (Dateiendung), die bei der Archivierung des Dokuments verwendet werden soll. Die Dateierweiterung kann frei gewählt werden. Es spielt keine Rolle, ob die Dateiendung mit oder ohne Punkt eingegeben wird (z.B. “.pdf” oder “pdf”).

Es wird empfohlen, die Dateien mit der Endung .pdf zu archivieren, um eine hohe Kompatibilität mit Drittanwendungen zu gewährleisten.

Standard: “pdf”

DATEVconnect Plug-In

Bei Verwendung des DATEVconnect Plug-In stehen folgende Einstellungen zur Auswahl.

Sollte das Plug-In nicht zur Auswahl stehen, ist das Plug-In nicht installiert oder die verwendete Lizenz unterstützt das DATEVconnect Plug-In nicht bzw. die Software befindet sich im Demomodus (ohne Lizenz).

Option	Beschreibung
Alternativer Speicherort	Definiert einen alternativen Speicherort, der für die Archivierung verwendet werden soll, falls das Dokument nicht korrekt aus dem DATEV DMS geöffnet wurde oder anderweitig nicht zugeordnet werden kann. In der Regel ist es sinnvoll, dass der alternative Speicherort der Posteingangskorb in DATEV ist, damit die Dokumente über den üblichen Weg manuell verschlagwortet werden können.

Allgemein

Option

Beschreibung

Archivierung nur zulassen, wenn alle Signaturfelder unterschrieben wurden

Legt fest, dass die Funktion “Archivieren” nur verwendet werden kann, wenn alle Signaturfelder signiert wurden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Pflichtfelder oder optionale Felder handelt.

Wird vorher archiviert, erhält der Benutzer eine Fehlermeldung.

Bei Aktivierung deaktiviert sich die Option “Archivierung nur bei Mindestanzahl von Signaturen erlauben”.

Standard: Deaktiviert

Kann-Felder dürfen leer bleiben

Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn die Einstellung “Archivierung nur zulassen, wenn alle Signaturfelder signiert sind” aktiviert ist.

Ist diese Option zusätzlich aktiviert, müssen alle Pflichtfelder für die Archivierung signiert sein. Optionale Felder (Kann-Felder) können leer bleiben.

Wird vorher archiviert, erhält der Benutzer eine Fehlermeldung.

Standard: Deaktiviert

Archivierung nur bei Mindestanzahl von Signaturen erlauben

Diese Option legt fest, dass die Archivierung nur erlaubt ist, wenn das Dokument eine bestimmte Anzahl von Signaturen enthält. Dies ist unabhängig davon, ob es sich um Pflichtfelder oder optionale Felder handelt.

Wird vorher archiviert, erhält der Benutzer eine Fehlermeldung.

Bei Aktivierung deaktiviert sich die Option “Archivierung nur zulassen, wenn alle Signaturfelder unterschrieben wurden”.

Diese Option berücksichtigt alle Signaturen im Dokument - unabhängig davon, ob sie über signoSign/2 erfasst wurden oder bereits im Dokument enthalten waren.

Standard: Deaktiviert

Zusätzliche Aktionen

Option	Beschreibung
Dokument ausdrucken	Definiert, ob das Dokument beim Archivieren gedruckt werden soll. Der Druckvorgang wird anhand der Druckereinstellungen des Dokumententyps durchgeführt. Aktiv: Das Dokument wird beim Archivieren automatisch gedruckt. Anbieten: Der Benutzer erhält beim Archivieren einen Dialog zur Auswahl, ob das Dokument ausgedruckt werden soll. Inaktiv: Das Dokument wird nicht gedruckt. Standard: Inaktiv
E-Mail versenden	Definiert, ob das Dokument beim Archivieren per E-Mail versendet werden soll. Der Versand wird anhand der E-Mail-Einstellungen des Dokumententyps durchgeführt. Aktiv: Das Dokument wird beim Archivieren automatisch per E-Mail versendet. Anbieten: Der Benutzer erhält beim Archivieren einen Dialog zur Auswahl, ob das Dokument per E-Mail versendet werden soll. Inaktiv: Das Dokument wird nicht versendet. Standard: Inaktiv
Die Quelldatei nach dem Archivieren des Dokuments löschen	Definiert, ob die ursprüngliche Quelldatei nach erfolgreicher Archivieren gelöscht werden soll. Aktiv: Die Quelldatei wird gelöscht. Inaktiv: Die Quelldatei wird nicht gelöscht. Die Quelldatei kann je nach Verwendungszweck unterschiedlich sein. Bei Verwendung des signotec PDF Creator ist die Quelldatei eine temporäre Datei. Beim Öffnen aus signoSign/Universal oder der Wiedervorlage die jeweils dort gespeicherte Datei. Für die meisten Anwendungsfälle empfiehlt es sich, diese Option aktiviert zu lassen, um redundante Datenhaltung zu vermeiden. Standard: Aktiviert
Programm starten	Definiert, ob beim Archivieren ein externes Programm (*.exe) gestartet werden soll. Wenn aktiviert, kann die Anwendung manuell in das Eingabefeld eingegeben oder über die Schaltfläche “…” auf dem Computer ausgewählt werden.
Anwendungsparameter	Diese Einstellung wird nur aktiv, wenn die Einstellung „Programm starten“ aktiviert wurde und definiert, ob der Anwendung zusätzliche Parameter übergeben werden sollen. Die Parameter können in das Eingabefeld eingegeben werden. Zusätzlich stehen über das “+”-Symbol neben dem Eingabefeld Variablen und Platzhalter zur Verfügung. Im Standard wird der Pfad zur archivierten Datei übergeben. Falls mehrere Parameter verwendet werden, können diese mittels Leerzeichen voneinander getrennt werden. Die Parameter sollten immer in Anführungszeichen angegeben, wenn die Pfade oder Namen mit Leerzeichen enthalten. Standard: “%archiveFile%”