Die Anwendung unterstützt ausschließlich PDF-Dokumente. Andere Dateiformate müssen vor der Verwendung in das PDF-Format konvertiert werden, um in der Anwendung verarbeitet werden zu können. Die PDF-Norm dient dabei als Orientierung für sämtliche Implementierungen für den Viewer. Dementsprechend wird ein fehlerfreier Betrieb nur gewährleistet, wenn die verwendeten PDF-Dateien der Norm entsprechen. Abweichungen oder fehlerhafte PDF-Strukturen können zu Darstellungs- oder Verarbeitungsproblemen führen.
Metadaten zu Dokumenten
Neben den Binärdaten des Dokuments werden auch Metadaten zu einem Dokument gespeichert. Folgende Tabelle listet diese auf.
|
Bezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
|
ID |
Numerische Identifikationsnummer des Dokuments im System. |
|
Besitzer des Dokuments |
Der Besitzer des Dokuments. Der Besitzer eines Dokuments kann nur durch administrative Eingriffe geändert werden. |
|
Typ des Dokuments ( |
Mehr Informationen sind im Abschnitt Typen von Dokumenten und ihre Parent ID enthalten. |
|
Dateiname |
Der Name eines Dokuments. Entspricht in aller Regel dem Namen der Datei während des Hochladens in die Datenbank. |
|
Dateigröße |
Ein ganzzahliger Wert, der die Größe der Binärdaten in Bytes angibt. |
|
Zeitpunkt der Erstellung |
Der Zeitpunkt, zu dem das Dokument im System entstanden ist. |
|
Zeitpunkt der letzten Änderung |
Der Zeitpunkt zu dem das Dokument zuletzt geändert wurde. Unmittelbar nach Entstehung eines Dokuments ist dieser Wert leer. |
|
Datei-Hash |
Der zuletzt entstandene Hash-Wert der Binärdaten des Dokuments. Dieser Hash wird auch für Signaturprozesse verwendet. |
|
Platzhalter-Flag ( |
Dieses Dokument ist ein exemplarisches Beispiel für die zu verwendenden Dokumente. Bisher spielt diese Information nur für Workflow-Pläne ( |
Typen von Dokumenten und ihre Parent-ID
Der Typ eines Dokuments beschreibt bestimmte Verhaltensweisen, Anwendungsfälle oder Einschränkungen zu einem Dokument. Folgende Typen von Dokumenten gibt es.
|
Bezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
|
|
Der Standard-Typ. Beim Abspeichern eines solchen Dokuments, überschreibt es den ursprünglichen Zustand in der Datenbank. |
|
|
Dient als Vorlage für Dokumente. Beim Abspeichern wird eine Kopie des Dokuments mit dem geänderten Zustand angelegt. Das neue Dokument hat den Typ Sobald eine Vorlage im Viewer gespeichert wurde, ändert sich das geladene Dokument in |
|
|
Das Dokument ist Bestandteil eines Workflow-Plans. Beim Start dieses Plans wird eine Kopie als |
|
|
Diese Dokumente werden nur im Kontext eines Workflow-Prozesses bearbeitet. Diese Dokumente werden nicht von der Pool-Anwendung angezeigt. |
Der Typ eines Dokuments leitet sich direkt von dem parentId-Wert ab. Der Wert gibt an, von welchem Dokument ein Dokument abgeleitet wurde. Negative Werte können weitere Informationen ausdrücken.
|
Werte |
Bedeutung |
|---|---|
|
|
Das Dokument Stammt von dem Dokument mit dieser ID ab. |
|
|
Das Dokument ist ein |
|
|
Ein |
|
|
Ein |
|
|
Ein |
|
|
Ein |
|
|
Ein |
Verfügbarkeit von Dokumenten im System limitieren
Die Verfügbarkeit von Dokumenten kann systemweit durch eine aktivierbare Löschroutine eingeschränkt werden. Dabei kann definiert werden, wie lange ein Dokument nach seiner Erstellung bzw. Veränderung im System verbleiben darf. Nach Einrichtung dieser Löschroutine zeigt die Pool-Anwendung an, wie lange die entsprechenden Dokumente, geteilten Zugriffe oder Workflows noch im System verfügbar sein werden, bevor sie automatisch gelöscht werden. Mehr Informationen zur Einrichtung der Löschroutine finden Sie hier.