Audit-Protokolle und Statistiken

Die Anwendung erzeugt während der Nutzung automatisch Audit-Protokolle und statistische Informationen, die unabhängig von den eigentlichen Dokumente oder Workflows gespeichert werden. Die Audit-Protokolle erfassen alle relevanten Änderungen an Dokumenten und Workflows, z.B. Statuswechsel, Bearbeitungsschritte oder Systemereignisse.
Ergänzend entstehen Statistiken, die Nutzungsdaten, Prozesshäufigkeiten oder zeitliche Abläufe abbilden und damit einen Überblick über das tatsächliche Systemverhalten ermöglichen. Sowohl die Audit‑Protokolle als auch die statistischen Daten verbleiben dauerhaft in der Datenbank und können über die REST-API ausgelesen und weiterverarbeitet werden.

Als Statistiken werden folgende Metriken erfasst:

• Dokumente

  • Aktuelle Anzahl verfügbarer Dokumente bzw. Vorlagen

  • Hochgeladene in die Datenbank

  • Gelöscht aus der Datenbank

  • Importiert in den Viewer

  • Im Viewer zur Ansicht gebrachter Dokumente

• Geteilte Zugriffe

  • Aktuelle Anzahl

  • Erstellt

  • Abgeschlossen *

    • geteilt ohne Authentifizierung

    • geteilt mit Passwort-Authentifizierung

    • geteilt mit TAN-Verfahren (E-Mail)

    • geteilt mit TAN-Verfahren (SMS)

  • Abgebrochen

    • geteilt ohne Authentifizierung

    • geteilt mit Passwort-Authentifizierung

    • geteilt mit TAN-Verfahren (E-Mail)

    • geteilt mit TAN-Verfahren (SMS)

• Workflows

  • Aktuelle Anzahl

  • Erstellt

  • Abgeschlossen

  • Abgebrochen (Bearbeitung wurde noch nicht begonnen) *

  • Stornierte (Der Vorgang wurde schon teilweise bearbeitet) *

• Signaturen

  • Gesamtanzahl

  • geleistet mit Maus-Eingabe

  • geleistet mit Touch-Eingabe

  • geleistet mit einem Elektronischem Stift (kein Stylus)

  • geleistet mittels click-to-sign

  • geleistet mit einem signotec Unterschriftenpad

  • Qualifizierte Signaturen mittels sign-me

• Versendete Nachrichten per SMS *

Archivierung von Statistiken

Statistiken, die im System erfasst werden, wachsen mit der Zeit kontinuierlich an. Dadurch können Abfragen mit zunehmender Datenmenge spürbar länger dauern. Um dem entgegenzuwirken, kann über die Einstellung jobs.statArchiveInterval eine Archivierungsfunktion aktiviert werden. Auch wenn die automatische Archivierung nicht aktiviert ist, werden Statistiken archiviert, wenn ein Benutzer aktiv entfernt wird.

Die Archivierung konsolidiert Statistik-Rohdaten innerhalb eines definierten Zeitraums zu verdichteten Archivdaten. Bei der Abfrage von Statistiken werden immer zuerst diese Archivdaten verwendet. Daten, die zeitlich darüber hinausgehen, werden automatisch aus den unverarbeiteten Rohdaten ergänzt.

Optional können über das Setting jobs.statArchiveStatLifeTime ältere Rohdaten ab einem bestimmten Alter gelöscht werden, um Speicherplatz einzusparen.