Erste Schritte

In diesem Bereich des Handbuchs werden die ersten Schritte mit der Software signoSign/2 anhand eines einfachen Beispiels erläutert.

Die ersten Schritte enthalten

.. die Installation der Software
.. den Aufbau des Programms
.. die Erfassung einer Unterschrift
.. die beispielhafte Erstellung eines Dokumententyps

Umfangreiche Beschreibungen der einzelnen Funktionen und Bereiche sind in den weiteren Kapiteln des Handbuchs enthalten und sind aufgrund des Umfangs kein Bestandteil dieser ersten Schritte.

Installation

Zunächst muss die Installationsdatei für die Software signoSign/2 über das Downloadformular auf www.signotec.com heruntergeladen und auf dem Computer installiert werden. Nähere Informationen zur Installation sind im Bereich Installationshandbuch enthalten.

Erster Programmstart

Das Programm kann über die Verknüpfung auf dem Desktop oder im Startmenü gestartet werden.

Alternativ kann aus nahezu jeder Anwendung heraus der Drucker “signotec PDF Creator” verwendet werden, der sich zusammen mit der Software installiert. Dieser virtuelle Drucker wandelt die Druckdaten in ein PDF-Dokument um und öffnet die erstelle PDF-Datei automatisch mit signoSign/2.

Nach dem Start öffnet sich das Hauptfenster von signoSign/2.

Beim ersten Start wird ein Dialog mit einigen Benutzerhinweisen angezeigt. Die erneute Anzeige dieses Fensters kann über die Checkbox “Nicht mehr anzeigen” oder in den allgemeinen Einstellungen der Software deaktiviert werden.

Bereiche der Anwendung

Das Hauptfenster ist in mehrere Bereiche unterteilt. Der folgende Screenshot zeigt die verschiedenen Bereiche, die farblich hervorgehoben und nummeriert sind. Die Tabelle darunter enthält eine kurze Beschreibung des jeweiligen Bereichs.

	Beschreibung	Farbe
1	Im Fenstertitel der Name des aktuell geöffneten Dokuments, der Name der Software sowie Versionsnummer und Lizenznehmer enthalten.
2	Im Hauptmenü gliedern Ribbon-Tabs die Programmfunktionen in einzelne Bereiche. Die Sichtbarkeit der Ribbons kann in den Einstellungen zur Benutzeroberfläche verändert werden.
3	Die Werkzeugleiste unter den Ribbon-Tabs enthält alle Funktionen des ausgewählten Ribbon-Bereichs. Die Verfügbarkeit und Namen der einzelnen Funktionen können in den Einstellungen zur Benutzeroberfläche verändert werden.
4	Die Seitenleiste auf der linken Seite des Hauptfensters enthält Funktionen zur Navigation des Dokuments sowie Informationen zu enthaltenen Signaturen und Signaturfeldern.
5	Sofern mehrere Dokumente gleichzeitig geöffnet sind, werden diese in einzelnen Reitern (Tabs) über der Dokumentenanzeige dargestellt. Über die Reiter kann zwischen den geöffneten Dokumenten gewechselt werden.
6	Die Dokumentenanzeige zeigt zentriert in der Software das aktuell geöffnete Dokument an. Mehrseitige Dokumente können gescrollt werden. Alle Funktionen der Werkzeugleiste beziehen sich auf das derzeit sichtbare Dokument.
7	Die Statusleiste (Fußzeile) in der unteren linken Ecke des Hauptfensters enthält Informationen zum aktuellen Dokument.
8	Der Ladebalken in der unteren rechten Ecke des Hauptfensters signalisiert einen Ladevorgang der Software, z. B. beim Öffnen eines Dokuments.

Einstellungen

Alle allgemeinen Einstellungen der Software sind im Bereich Extras → Konfiguration (F8) enthalten. Dazu gehören z. B. Drucker, Stempel, Signatureinstellungen oder Einstellungen zur Benutzeroberfläche.

Unter Extras → Dokumenttypen (F9) können dokumentenspezifische Einstellungen vorgenommen werden, insbesondere die Erkennung einzelner Dokumente, automatische Signaturfelder und Speicherorte. Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Einstellungen wie Druckeinstellungen, E-Mail-Einstellungen oder die Möglichkeit zur Verwendung von Platzhaltern.

Umfangreiche Informationen zu allen Einstellungen sind im Kapitel Administration und Konfiguration enthalten.

Erste Unterschrift

Signaturgerät konfigurieren

Bei Verwendung eines signotec Unterschriftenpads wird dieses einfach per USB an den Computer angeschlossen.

Wird das Unterschriftenpad lokal auf dem PC verwendet, ist keine Treiberinstallation notwendig. Das Gerät arbeitet Plug and Play und wird beim ersten Start eines Signaturprozesses automatisch gesucht und konfiguriert.

Sofern das Unterschriftenpad in einer Remote Desktop Umgebung (RDP oder Citrix) eingesetzt werden soll, muss eine USB-Weiterleitung aktiviert werden. Dies kann über die native USB-Weiterleitung oder über virtuell-serielle Verbindungen (Geräte mit FTDI-Chip oder signotec vCOM-Port-Treiber) erfolgen. Für Citrix steht zusätzlich der signotec Virtual Channel Treiber zur Verfügung. Weitere Informationen sind im Benutzerhandbuch und unter http://www.signotec.com enthalten. Sobald das Signaturpad in die virtuelle Benutzersitzung übernommen wurde, kann es in signoSign/2 konfiguriert werden. Die automatische Suche versucht zunächst ein natives USB-Gerät zu finden. Diese Suche ist zunächst ohne Ergebnis und der Benutzer erhält einen Hinweisdialog. In diesem Dialog kann dann eine Suche nach seriellen Geräten durchgeführt werden, um das durchgereichte Pad zu aktivieren. Diese Konfiguration ist nur einmal erforderlich.

Wird ein Windows Tablet PC verwendet, erfolgt die automatische Gerätesuche zunächst ebenfalls ohne Ergebnis. Im Hinweisdialog kann der Benutzer dann neben der Suche nach seriellen Geräten auch den Tablet PC als Eingabe aktivieren. Diese Konfiguration ist nur einmal erforderlich.

Die Software speichert die erstmalige Konfiguration. Ein Wechsel des Unterschriftenpads ist in der Regel jedoch kein Problem und wird automatisch erkannt. Eine Änderung der Einstellungen ist jederzeit über die Signaturgeräteeinstellungen möglich.

Unterschriftenfeld erstellen

Um Signaturfelder direkt im Dokument zu erstellen, kann das Werkzeug “Signaturfeld erstellen” verwendet werden.

Screenshot: Werkzeug “Signaturfeld erstellen”

Nachdem die Funktion aktiviert wurde, ändert sich der Mauszeiger in ein Fadenkreuz. Mit der Maus kann nun an einer beliebigen Stelle im Dokument ein Signaturfeld erstellt werden. Hierzu wird an der gewünschten Position per “klicken und ziehen” ein Bereich für die Unterschrift markiert. Sobald die linke Maus losgelassen wird, wird im ausgewählten Bereich ein Signaturfeld erstellt. Auf diese Weise können beliebig viele Unterschriftenfelder erstellt werden.

Unterschriften erfassen

Um eine Unterschrift für ein einzelnes Signaturfeld zu erfassen, kann das gewünschte Signaturfeld im Dokument angeklickt werden. Der Mauszeiger verändert sich über dem Signaturfeld in ein Stift-Symbol.

Die Signaturerfassung für das ausgewählte Feld wird nach dem Klick sofort gestartet. Es erscheint der Signaturdialog am PC. Die Unterschrift kann nun auf dem angeschlossenen Unterschriftenpad erfolgen.

Um alle Signaturfelder nacheinander zu signieren, kann das Werkzeug “Unterschreiben” verwendet werden. Auch hier wird die Unterschriftenerfassung sofort für das erste Feld gestartet. Wird die Signatur bestätigt oder übersprungen, startet die Signaturerfassung automatisch für das nächste Feld. Dies wiederholt sich, bis alle Signaturfelder des Dokuments signiert oder übersprungen wurden.

Soll der Inhalt des Signaturpads, wie im Screenshot dargestellt, gespiegelt auf dem PC angezeigt werden, kann in den Signaturgeräteeinstellungen die Option “Im Dialog zur Unterschriftenerfassung die komplette Anzeige des Pads spiegeln” aktiviert werden.

Das Werkzeug “Unterschreiben” ist nur aktiv, wenn leere Signaturfelder im Dokument vorhanden sind, oder ein Unterschriftenpad signotec Delta verwendet wird. Es sind Wechselwirkungen mit der Funktion “Nur das Unterschreiben vorhandener Signaturfelder erlauben” aus den allgemeinen Einstellungen des Dokumententyps zu beachten.

Dokument speichern

Um das unterschrieben Dokument zu speichern, kann die Funktion “Speichern” oder “Speichern unter…” im “Datei”-Menü verwendet werden.

Um die Speicherung (“Archivierung”) zu automatisieren, kann ein Dokumententyp gemäß dem folgenden Kapitel eingerichtet werden.

Arbeitsschritte automatisieren

Um redundante Arbeitsschritte zu automatisieren, können “Dokumententypen” eingerichtet werden. Nachfolgend wird anhand eines einfachen Beispiels eine sehr grundlegende Konfiguration vorgenommen. Umfangreiche Informationen zu den Dokumententypen und einzelnen Funktionen sind im Bereich Dokumententypen enthalten.

Neuer Dokumententyp

Um einen neuen Dokumententyp anzulegen, wird zunächst das gewünschte Dokument mit der Software geöffnet. Anschließend können die Einstellungen für Dokumententypen über Extras → Dokumententypen (F9) geöffnet werden.

Es öffnet sich ein neues Fenster, welches sich in drei Spalten unterteilt. In der linken Spalte kann aus den konfigurierten Dokumententypen gewählt werden. Im Standard ist nur der Dokumententyp “Alle anderen Dokumente” enthalten. Die beiden rechten Spalten enthalten die Einstellungen des ausgewählten Dokumententyps.

Um einen neuen Dokumententyp für das aktuelle Dokument zu erstellen, kann unter der Liste aller Dokumententypen die Funktion “Neuer Dokumententyp vom aktuellen Dokument” verwendet werden. Es erscheint ein neuer Eintrag in der Liste mit dem Namen des Dokuments.

Identifizierungsbegriffe

Auf der rechten Seite können nun alle Einstellungen für den Dokumententyp vorgenommen werden. Zuerst müssen die “Identifizierungsbegriffe” konfiguriert werden. Die Identifizierungsbegriffe werden benötigt, damit die Software die Dokumente beim Öffnen erkennen und unterscheiden kann. Beim Öffnen extrahiert die Software dazu den enthaltenen Text und sucht nach Übereinstimmungen mit den konfigurierten Identifizierungsbegriffen. Sind alle konfigurierten Begriffe im Dokument enthalten, wird der entsprechende Dokumententyp geladen.

Um einen neuen Identifizierungsbegriff zu erstellen, kann auf das “+”-Symbol neben dem rot markierten Bereich auf der rechten Seite geklickt werden.

Screenshot: Identifizierungsbegriff hinzufügen

Es öffnet sich ein neues Fenster mit einer Vorschau des Dokuments und des darin enthaltenen Textes. Um einen Suchbegriff zu definieren, kann dieser einfach im Text markiert werden. Der Text wird in das Feld “Suchbegriff” im unteren Bereich eingetragen und in der Vorschau hervorgehoben. Über den Button “OK” kann der markierte Begriff bestätigt werden.

Der Vorgang kann beliebig oft wiederholt werden, um alle gewünschten Begriffe zur Erkennung des Dokuments zu konfigurieren.

Screenshot: Identifizierungsbegriff markieren

Der Suchbegriff kann aus einem einzelnen Wort oder aus mehreren zusammenhängenden Wörtern bestehen. Die Markierung sollte jedoch nicht zu umfangreich sein, z. B. über mehrere Zeilen, da diese möglicherweise nicht zuverlässig erkannt werden. In diesem Fall sollten stattdessen mehrere Identifizierungsbegriffe einzeln definiert werden.

Automatische Signaturfelder

Die Software kann automatisch Signaturfelder im erkannten Dokumententyp erstellen. Um Signaturfelder zu definieren, wechselt man in den Bereich “Signaturfelder”. Dort befindet sich neben einigen Einstellungen auch der Bereich "Signaturfelder definieren". Über das “+”-Symbol kann die Konfiguration für ein neues Signaturfeld vorgenommen werden.

Screenshot: Neues Signaturfeld definieren

Wenn ein neues Signaturfeld definiert wird, öffnet sich ein neues Fenster. Ähnlich wie bei den Identifizierungsbegriffen öffnet sich eine Ansicht mit der Vorschau des Dokuments und des enthaltenen Texts.

Signaturfelder können eine “relative” oder “absolute” Positionierung haben. Eine relative Position erstellt das Signaturfeld dynamisch in Abhängigkeit zu einem Suchbegriff im Dokument. Eine absolute Position hingegen ist eine statische Position im Dokument. In der Regel empfiehlt sich eine relative Positionierung.

Um die relative Position festzulegen, wird der Suchbegriff wieder ganz einfach im Text markiert, z. B. “Unterschrift Kunde” (o.ä.). In der Vorschau erscheint automatisch über dem Suchbegriff ein blaues Feld mit einer Standardgröße. Die Position und Größe des Felds kann nach Belieben verändert werden. Sobald das Feld positioniert wurde, kann die Einstellung über die Schaltfläche “OK” verlassen werden.

Screenshot: Positionierung des Signaturfelds

Nachdem die Position des Signaturfelds bestätigt wurde, schließt sich das Fenster und es erscheint ein weiterer Dialog mit Detaileinstellungen, z. B. welchen Feldnamen das Signaturfeld hat und ob es sich bei dem erstellten Signaturfeld um ein Pflichtfeld handelt. Diese Einstellungen können mit “OK” bestätigt werden. Das konfigurierte Signaturfeld ist nun im Bereich “Signaturfelder definieren” enthalten. Über das Stift- oder Papierkorb-Symbol kann das Signaturfeld bearbeitet oder gelöscht werden. Über das “+”-Symbol können beliebig viele weitere Felder im Dokument erstellt werden.

Speicherort für die Archivierung

Eine weitere wichtige Funktion ist die automatische Ablage des fertigen Dokuments über das Werkzeug “Archivieren”.

Um den Speicherort und den Dateinamen zu konfigurieren, wechselt man in den Bereich “Archivierung”. In diesem Bereich kann unter “Name der Archivdatei” der Dateiname und unter “Archivordner” der Speicherort konfiguriert werden.

Darüber hinaus stehen optional weitere Einstellungen zur Verfügung, wie z.B. die Option, dass die Archivierung nur möglich ist, wenn alle (obligatorischen) Signaturfelder unterschrieben wurden, oder die Möglichkeit, das fertige Dokument auszudrucken und zu versenden.

Geschafft!

Der erste Dokumententyp wurde erfolgreich konfiguriert.

Das konfigurierte Dokument wird nun von der Software erkannt. Die Signaturfelder werden automatisch erstellt und über die Funktion “Archivieren” wird das Dokument in dem konfigurierten Archivordner gespeichert und kann von dort weiterverarbeitet werden.

Äquivalent zu diesen Einstellungen können weitere Dokumente konfiguriert und automatisiert werden.