Workflow-Pläne

Workflow-Pläne ermöglichen es, häufig verwendete Signaturprozesse als wiederverwendbare Vorlage zu speichern. Damit können Abläufe jederzeit erneut gestartet werden, entweder exakt wie zuvor oder mit individuell angepassten Einstellungen.

Ein Workflow-Plan kann alle relevanten Informationen und Einstellungen eines Signaturvorgangs, darunter z. B. Dokumente, Empfänger, Signierreihenfolge sowie die Zuweisung der Signatur- und Formularfelder, enthalten.

Beim Verwenden können nicht vordefinierte Werte durch den Benutzer flexibel eingetragen werden, ohne den gesamten Prozess neu konfigurieren zu müssen. Auf diese Weise unterstützen Workflow-Pläne eine effiziente, fehlerarme und konsistente Durchführung wiederkehrender Signaturprozesse.

Workflow-Pläne verwalten

Workflow-Pläne können über die Weboberfläche des “Document Pool” oder die REST API verwaltet werden.

Im Webportal befinden sich die Workflow-Pläne im Menübereich “Workflow-Pläne”. Dort können neue Pläne angelegt sowie bestehende Pläne bearbeitet oder gelöscht werden.

Workflow-Plan erstellen

Im Webportal befindet sich der Button zum Erstellen eines Workflow-Plans im Bereich “Workflow-Pläne”. Dort gibt es rechts über der Tabelle unter dem Suchfeld die Funktion „Workflow-Plan erstellen“.

Darüber hinaus gelten für Workflow-Pläne folgende Regeln:

1. Beim Hinzufügen eines Dokuments kann entschieden werden, ob es sich um ein fixes (statisches) Dokument oder einen Platzhalter handelt.

   1. Ein fixes Dokument wird 1:1 in den Workflow übernommen (z. B. eine generische Datenschutzerklärung).

   2. Ein Dokument als “Platzhalter” muss später durch den Benutzer durch ein individuelles Dokument ersetzt werden, bevor der Workflow gestartet wird (z. B. ein Vertragsdokument).

2. Bei Erstellung des Workflow-Plans können beliebige Felder frei gelassen werden, z. B. Name und E-Mailadresse. Diese müssen dann beim Verwenden des Workflow-Plans ergänzt werden.

Workflow-Plan verwenden

In der Übersicht „Workflow-Pläne“ werden alle angelegten Workflow-Pläne (Vorlagen) angezeigt. Zu jedem Plan sind die ID, der Name sowie die Anzahl aktuell aktiver Workflows ersichtlich.

Um einen gespeicherten Workflow-Plan auszuführen, wird für den gewünschten Plan die Option „Workflow starten“ ausgewählt.

Bei Verwenden eines Plans startet der gewohnte Workflow-Wizard. Die Einstellungen und Werte des Workflows werden aus dem Plan vorausgefüllt, sodass der Benutzer lediglich die Werte ausfüllen muss, die im Workflow-Plan bewusst offengelassen wurden.

Dazu gehören beispielsweise:

• Dokument, die als “Platzhalter” definiert wurden

• Empfängerdaten

• Formularfeldzuweisungen

• E-Mail-Benachrichtigungen

Nachdem alle offenen Angaben vollständig ausgefüllt wurden, kann der Workflow wie gewohnt gestartet werden.