App hinzufügen
Um die App-Funktion zur Anforderung von Fernsignaturen von Dokumenten hinzuzufügen, muss zunächst ein Element im gewünschten monday-Board geöffnet werden. Anschließend kann die Funktion in der Elementansicht über die Registerkarte “+” → “Entdecke weitere Ansichten” → “Installierte Apps” → “signoSign remote” hinzugefügt werden. Die hinzugefügte Registerkarte kann anschließend beliebig umbenannt werden.
Sofern noch nicht geschehen, müssen vor der Verwendung der App die Verbindungsdaten zu signoSign/Universal konfiguriert werden.
Bei der Anforderung einer Fernsignatur muss es sich um ein PDF-Formular mit Signaturfeldern handeln oder es müssen Suchbegriffe für die dynamische Platzierung der Signaturfelder konfiguriert werden. Dokumente ohne Signaturfelder können vom Empfänger nicht signiert werden.
Fernsignatur anfordern
Um eine Fernsignatur für ein Dokument anzufordern, muss der neu hinzugefügte App-Reiter ausgewählt werden. Im ausgewählten Reiter stehen anschließend folgende Funktionen zur Verfügung.
Dateiauswahl
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Option |
Beschreibung |
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Datei zur Unterschrift |
Aus dieser Liste kann das gewünschte Dokument zur Unterzeichnung ausgewählt werden. Die Auswahlliste zeigt alle PDF-Dokumente des aktiven monday-Elements mit dem jeweiligen Dateinamen gefolgt von dem Spaltennamen in Klammern. Wenn nur eine PDF-Datei im Element vorhanden ist, wird diese vorausgewählt. |
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Ablage der unterschriebenen Datei |
Diese Auswahl legt fest, in welcher Spalte das unterschrieben Dokument gespeichert werden soll. Wenn das Element nur eine Dateispalte enthält, wird diese vorausgewählt. Die App merkt sich die zuletzt verwendete Auswahl für jeden Benutzer pro Board. |
Versand
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Option |
Beschreibung |
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Versandart |
Legt fest, über welchen Weg das Dokument zur Signatur bereitgestellt werden soll.
Für die Verwendung von SMS-Funktionen wird eine erweiterte Lizenz vorausgesetzt. Die App merkt sich die zuletzt verwendete Auswahl für jeden Benutzer pro Board. Standard: E-Mail |
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Empfänger aus Spalte laden |
Legt fest, ob die E-Mail-Adresse oder Mobilfunknummer aus einer Spalte gelesen oder manuell eingegeben werden soll. Um eine ausgewählte Spalte zu deselektieren, kann das 'x'-Symbol im Auswahlfeld verwendet werden. Die App merkt sich die zuletzt verwendete Auswahl für jeden Benutzer pro Board. |
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Empfänger |
Legt fest, an welche E-Mail-Adresse oder Mobilfunknummer der Zugriffslink zum Dokument gesendet wird.
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Authentifizierung
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Option |
Beschreibung |
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Art der Authentifizierung |
Legt fest, ob der Zugriff auf das Dokument mit einer zusätzlichen Authentifizierung geschützt werden soll.
Für die Verwendung von SMS-Funktionen wird eine erweiterte Lizenz vorausgesetzt. |
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Passwort |
Legt das Passwort für den Zugriff auf das Dokument fest. Die Option ist nur sichtbar, wenn “Passwort” als Art der Authentifizierung festgelegt ist. Das Passwort wird aus Sicherheitsgründen nicht automatisch an den Empfänger übermittelt und muss manuell mitgeteilt werden. |
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Empfänger aus Spalte laden |
Legt fest, ob die E-Mail-Adresse oder Mobilfunknummer aus einer Spalte gelesen oder manuell eingegeben werden soll. Um eine ausgewählte Spalte zu deselektieren, kann das 'x'-Symbol im Auswahlfeld verwendet werden. Die App merkt sich die zuletzt verwendete Auswahl für jeden Benutzer pro Board. |
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Empfänger |
Legt fest, an welche E-Mail-Adresse oder Mobilfunknummer die TAN für den Zugriff zum Dokument gesendet wird.
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Signaturfelder
In diesem Bereich kann festgelegt werden, anhand welcher Suchbegriffe automatisch Signaturfelder im Dokument erstellt werden sollen.
Die in den globalen Einstellungen definierten Suchbegriffe werden automatisch vorgegeben und können vor dem Versand entfernt oder erweitert werden.
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Option |
Beschreibung |
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Optionale Felder |
Zeigt die Suchbegriffe für optionale Unterschriftsfelder an. Sofern welche vorhanden sind, können diese mit einem Klick auf das 'X' neben dem Begriff wieder entfernt werden. |
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Suchbegriffe für optionale Signaturfelder |
Mit diesem Textfeld können neue Suchbegriffe für optionale Unterschriftsfelder hinzugefügt werden. Nach der Eingabe des Suchbegriffs kann mit der ‘Enter’-Taste oder dem “+”-Button der Begriff in die Liste aufgenommen werden. Der Suchbegriff ist erst aktiv, wenn er zur Liste hinzugefügt wurde. Es können nahezu beliebige Suchbegriffe verwendet werden, z.B. Text innerhalb des Dokumentinhalts oder spezielle Textphrasen, die auch vorab “weiß auf weiß” in das Dokument eingefügt werden können. |
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Pflichtfelder |
Zeigt die gespeicherten Suchbegriffe für obligatorische Unterschriftsfelder an. Sofern welche vorhanden sind, können diese mit einem Klick auf das 'X' neben dem Begriff wieder entfernt werden. |
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Suchbegriffe für Pflichtsignaturen |
Mit dem Textfeld kann ein neuer Suchbegriff für obligatorische Unterschriftsfelder hinzugefügt werden. Nach der Eingabe des Suchbegriffs kann mit der ‘Enter’-Taste oder dem “+”-Button der Begriff in die Liste aufgenommen werden. Der Suchbegriff ist erst aktiv, wenn er zur Liste hinzugefügt wurde. Es können nahezu beliebige Suchbegriffe verwendet werden, z.B. Text innerhalb des Dokumentinhalts oder spezielle Textphrasen, die auch vorab “weiß auf weiß” in das Dokument eingefügt werden können. |
Signatur anfordern
Über die Schaltfläche “Signatur anfordern” wird dem Empfänger der Zugangslink zum Dokument entsprechend der vorgenommenen Einstellungen zugesandt.
Nachdem der Benutzer das Dokument fertiggestellt hat, wird es automatisch in der Zielspalte von monday abgelegt. Gleichzeitig erfolgt eine Benachrichtigung per E-Mail, dass das Dokument vom Empfänger signiert wurde.
Der Link in der automatisch generierten Bestätigungs-E-Mail funktioniert ggf. nicht, da das Dokument parallel bereits in monday importiert wurde und somit in signoSign/Universal nicht mehr verfügbar ist.